Som arbetsgivare ska du förebygga ohälsa och olycksfall genom ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Det innebär att du löpande undersöker arbetsförhållandena, bedömer risker, genomför åtgärder och följer upp resultatet. Här får du en praktisk genomgång av ansvar, dokumentation, organisatorisk och social arbetsmiljö samt anmälan av allvarliga händelser.
Text: Redaktionen – Kompetensutveckla.se
Innehållsförteckning
- Viktiga slutsatser
- Aktuella arbetsmiljöregler
- Praktiska förberedelser
- Så genomför du SAM steg för steg
- Anmälningar och myndighetskontroller
- Integrera arbetsmiljöarbetet i verksamheten
- Utbildning och externt stöd
- Vanliga frågor
Viktiga slutsatser
- Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön och ska arbeta förebyggande.
- Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, ska vara en del av den löpande verksamheten.
- Riskbedömningar ska dokumenteras skriftligt. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan.
- Vid minst tio arbetstagare gäller ytterligare krav på skriftlig dokumentation, bland annat för arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och den årliga uppföljningen.
- Dödsfall, svårare personskador, händelser som drabbar flera arbetstagare samtidigt och allvarliga tillbud ska anmälas till Arbetsmiljöverket utan dröjsmål.
Aktuella arbetsmiljöregler
Regelstrukturen som gäller sedan 2025
Arbetsmiljöverkets nuvarande regelstruktur gäller sedan den 1 januari 2025. Förändringen innebär framför allt att tidigare föreskrifter har sorterats och samlats i en ny struktur. Många grundläggande skyldigheter fanns redan tidigare, men hänvisningar och föreskriftsnummer har ändrats.
AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete innehåller de centrala reglerna om hur arbetsgivaren ska organisera, genomföra och följa upp arbetsmiljöarbetet. Som kompletterande läsning finns även en guide om systematiskt arbetsmiljöarbete.
Arbetsgivarens grundläggande ansvar
Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren vidta de åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagare utsätts för ohälsa eller olycksfall. Arbetsgivaren ska också systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten samt fortlöpande undersöka riskerna.
Arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i samverkan med arbetstagarna och deras representanter. Det kan exempelvis innebära att skyddsombud och berörda arbetstagare får möjlighet att delta när arbetsförhållanden undersöks, risker bedöms och åtgärder planeras.
Vilken dokumentation krävs?
Dokumentationskraven beror delvis på verksamhetens storlek, men vissa skriftliga underlag krävs oavsett antalet arbetstagare:
- Riskbedömningar: Resultatet av riskbedömningar ska dokumenteras skriftligt. Det ska framgå vilka risker som finns och om de är allvarliga.
- Handlingsplan: Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska dokumenteras i en skriftlig handlingsplan. Planen ska ange när åtgärden ska vara genomförd och vem som ansvarar för den.
- Instruktioner: Om det finns allvarliga risker i arbetet ska det finnas skriftliga instruktioner för hur arbetet utförs säkert.
Om verksamheten har minst tio arbetstagare ska även arbetsmiljöpolicyn, rutinerna för SAM, uppgiftsfördelningen och resultatet av den årliga uppföljningen vara skriftliga.
Organisatorisk och social arbetsmiljö
Arbetsmiljöansvaret omfattar både fysiska och organisatoriska och sociala förhållanden. AFS 2023:2 om planering och organisering av arbetsmiljöarbete innehåller bland annat regler om arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling.
Du behöver därför undersöka om exempelvis krav och resurser är i obalans, om arbetstidens förläggning medför risker eller om det finns brister i rutinerna för att hantera kränkande särbehandling. Sådana risker ska hanteras inom samma SAM-process som andra arbetsmiljörisker.
Praktiska förberedelser
Skapa tydliga rutiner och fördela uppgifter
Rutinerna ska beskriva hur arbetsmiljöarbetet går till i praktiken. Det bör framgå när arbetsförhållandena undersöks, vem som deltar, hur risker rapporteras, var dokumentationen sparas och hur beslutade åtgärder följs upp.
Arbetsmiljöuppgifter kan fördelas till chefer, arbetsledare eller andra personer. De som får uppgifter ska ha tillräckliga kunskaper, befogenheter och resurser för att kunna utföra dem. Uppgiftsfördelningen innebär inte att arbetsgivaren kan överlåta sitt övergripande arbetsmiljöansvar.
Följande delar är användbara i en grundstruktur:
- rutiner för undersökningar, skyddsronder och rapportering av tillbud
- metod för skriftlig riskbedömning före förändringar och i den löpande verksamheten
- kontaktuppgifter och tydliga roller för chefer, arbetsledare och skyddsombud
- mall för handlingsplan arbetsmiljö med ansvarig person och tidplan
- rutin för kontroll av genomförda åtgärder
- planering av den årliga uppföljningen av SAM.
Säkerställ kunskap och kompetens
Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna. Chefer och andra som får arbetsmiljöuppgifter behöver förstå reglerna, verksamhetens risker och hur SAM ska genomföras.
En SAM-utbildning för chefer och skyddsombud kan vara en del av organisationens kompetensutveckling. Utbildning ersätter dock inte behovet av verksamhetsanpassade rutiner, resurser och uppföljning.
Så genomför du SAM steg för steg
SAM kan beskrivas som en återkommande process med fyra delar: undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp.
- Undersök arbetsförhållandena. Använd metoder som passar verksamheten, exempelvis skyddsronder, samtal, enkäter, observationer, genomgång av tillbud och analys av ohälsa eller olycksfall. Undersökningar ska även genomföras när förändringar i verksamheten planeras.
- Bedöm riskerna skriftligt. Bedöm vilka risker som kan leda till ohälsa eller olycksfall och om riskerna är allvarliga. Konsekvens och sannolikhet kan användas som stöd, men metoden behöver anpassas till verksamhetens risker.
- Genomför åtgärder. Åtgärda risker omedelbart när det är möjligt. För in övriga åtgärder i en skriftlig handlingsplan med ansvarig person och datum för genomförande. Prioritera allvarliga risker.
- Kontrollera och följ upp. Kontrollera att åtgärderna genomförs och att de får avsedd funktion. Följ dessutom upp hela SAM-arbetet varje år och rätta till de delar som inte fungerar.
Du kan läsa mer om hur processen kan struktureras i denna guide till systematiskt arbetsmiljöarbete för chefer.
Vanliga brister att förebygga
- Arbetet genomförs bara årligen: Den årliga uppföljningen ersätter inte det löpande arbetsmiljöarbetet.
- Riskbedömningar saknas inför förändringar: Bedöm riskerna innan exempelvis en omorganisation, flytt, personalförändring eller ny arbetsmetod genomförs.
- Otydligt ansvar: Ange vem som ansvarar för varje åtgärd och säkerställ att personen har mandat och resurser.
- Bristande samverkan: Ge arbetstagare och skyddsombud möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet.
- Handlingsplaner följs inte upp: Bestäm när öppna åtgärder ska kontrolleras och dokumentera vad som har gjorts.
Anmälningar och myndighetskontroller
Anmäl allvarliga händelser utan dröjsmål
Arbetsgivaren ska enligt arbetsmiljölagen underrätta Arbetsmiljöverket utan dröjsmål om:
- ett dödsfall eller en svårare personskada inträffar i arbetet
- flera arbetstagare samtidigt drabbas av skador i arbetet
- ett tillbud har inneburit allvarlig fara för liv eller hälsa.
Uttrycket ”utan dröjsmål” innebär att anmälan ska göras skyndsamt. Vänta inte på att den interna utredningen ska bli färdig. En fungerande intern larmkedja bör därför ange vem som tar emot information, vem som gör anmälan och hur händelsen dokumenteras och utreds.
Vad händer vid en inspektion?
Arbetsmiljöverket har rätt att inspektera arbetsställen och begära de upplysningar och handlingar som behövs för tillsynen. Vilka dokument som efterfrågas beror på verksamheten och de risker som granskas. Det kan exempelvis handla om riskbedömningar, handlingsplaner, rutiner, uppgiftsfördelning och dokumentation från uppföljningar.
Om Arbetsmiljöverket konstaterar brister kan myndigheten besluta om förelägganden eller förbud. Sådana beslut kan förenas med vite. Därför behöver dokumentationen spegla det arbetsmiljöarbete som faktiskt genomförs och inte enbart bestå av generella policydokument.
Integrera arbetsmiljöarbetet i verksamheten
SAM ska vara en del av den ordinarie verksamhetsstyrningen. Arbetsmiljöfrågor kan exempelvis följas upp i ledningsmöten, verksamhetsplanering, projektmöten och samtal med arbetstagarna. Det gör det lättare att hantera risker i samband med beslut om bemanning, arbetsmetoder, teknik, lokaler och organisation.
En praktisk rutin är att regelbundet gå igenom öppna åtgärder, kontrollera att ansvariga har rätt förutsättningar och dokumentera vilka beslut som fattas. Den årliga uppföljningen används sedan för att bedöma om arbetsmiljöarbetet som helhet fungerar och vilka förbättringar som behövs.
Utbildning och externt stöd
Om den egna verksamheten saknar tillräcklig kompetens för arbetsmiljöarbetet ska arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller annan motsvarande sakkunnig hjälp utifrån. Företagshälsovård är en oberoende expertresurs inom arbetsmiljö och rehabilitering, men arbetsgivaren behåller ansvaret för att nödvändiga åtgärder genomförs.
Kompetensutveckla erbjuder information om arbetsmiljöutbildningar i Stockholm samt företagsförlagda arbetsmiljöutbildningar. Valet av utbildning bör utgå från deltagarnas arbetsmiljöuppgifter, verksamhetens risker och den kompetens som redan finns.
Vanliga frågor
Vad är systematiskt arbetsmiljöarbete enligt lag?
Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att arbetsgivaren organiserar, genomför och följer upp arbetsmiljöarbetet som en del av den löpande verksamheten. Arbetet omfattar att undersöka arbetsförhållanden, bedöma risker, genomföra åtgärder och kontrollera dem.
Vilka krav gäller för dokumentation i SAM?
Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska finnas i en skriftlig handlingsplan. Vid minst tio arbetstagare ska även arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och årlig uppföljning vara skriftliga. Skriftliga instruktioner krävs när arbetet medför allvarliga risker.
Hur snabbt måste en allvarlig olycka anmälas?
Händelser som omfattas av anmälningsskyldigheten ska anmälas till Arbetsmiljöverket utan dröjsmål. Anmälan ska alltså göras skyndsamt och inte skjutas upp i väntan på en fullständig intern utredning.
Vad kan hända om arbetsmiljökraven inte följs?
Arbetsmiljöverket kan besluta om förelägganden eller förbud för att få brister åtgärdade. Besluten kan förenas med vite. Vilken åtgärd som blir aktuell beror på omständigheterna och vilka regler som inte följs.
Gäller kraven även organisatorisk och social arbetsmiljö?
Ja. Arbetsgivaren ska även förebygga risker som har samband med exempelvis ohälsosam arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling.