En genomtänkt introduktion hjälper en ny medarbetare att förstå sina arbetsuppgifter, arbetsplatsens risker och hur arbetsmiljöarbetet fungerar. För dig som chef, arbetsledare eller HR-ansvarig är introduktionen ett praktiskt sätt att säkerställa att medarbetaren får rätt kunskaper och förutsättningar för att arbeta säkert. I den här guiden får du stöd för att planera, genomföra och följa upp introduktionen utifrån verksamhetens och den enskilda rollens behov.

Text: Redaktionen – Kompetensutveckla.se

Viktiga delar i introduktionen

Område	Vad du behöver planera
Förberedelser	Utgå från arbetsuppgifterna, riskbedömningarna och medarbetarens förkunskaper.
Arbetsmiljökunskaper	Ge tillräckliga kunskaper om arbetet, riskerna och de åtgärder som ska förebygga ohälsa och olycksfall.
Koppling till SAM	Förklara hur medarbetaren deltar när verksamheten undersöker, riskbedömer, åtgärdar och följer upp arbetsmiljön. En översikt finns i denna guide om SAM:s fyra steg.
Ansvar och stöd	Ange vem som genomför olika delar av introduktionen och vem medarbetaren kan vända sig till med frågor.
Uppföljning	Anpassa tidpunkter och omfattning efter arbetets risker, svårighetsgrad och medarbetarens behov.
Dokumentation	Dokumentera relevanta genomgångar, identifierade brister och beslutade åtgärder på ett proportionerligt sätt.

Vad säger arbetsmiljöreglerna om introduktion?

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön och ska förebygga ohälsa och olycksfall. Det ansvaret gäller även när arbetsmiljöuppgifter har fördelats till chefer, arbetsledare eller andra personer i organisationen.

AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet. Kunskaperna ska också omfatta vad som behöver göras för att förebygga ohälsa och olycksfall. Vilka kunskaper som behövs beror därför på arbetsuppgifterna, riskerna och arbetstagarens erfarenhet.

I det allmänna rådet till AFS 2023:1 anges att kunskaperna bör ges så tidigt som möjligt. Där anges också att en introduktion bör ge förståelse för det systematiska arbetsmiljöarbetet, de egna arbetsuppgifterna och riskerna i verksamheten. Det allmänna rådet beskriver ett lämpligt sätt att tillämpa reglerna, men innebär inte att introduktion som en särskilt benämnd process eller en viss uppföljningstid är ett generellt lagkrav.

Särskilda regler för minderåriga

För minderåriga finns särskilda och uttryckliga bestämmelser i AFS 2023:2 om planering och organisering av arbetsmiljöarbete. Arbetsgivaren behöver bland annat ge den minderåriga en introduktion och information om arbetsuppgifterna och riskerna. Introduktionen och handledningen ska anpassas efter den minderårigas ålder, mognad, erfarenhet och övriga förutsättningar.

Kraven för minderåriga ska skiljas från de generella reglerna och råden som gäller för arbetstagare i stort. Om du tar emot en minderårig behöver du därför kontrollera de särskilda bestämmelserna innan arbetet börjar.

Förbered arbetsmiljöintroduktionen

Planeringen bör börja innan medarbetaren utför arbetsuppgifterna. Målet är att rätt information, utrustning, handledning och kontaktvägar ska finnas på plats när de behövs. HR, närmaste chef, arbetsledare och skyddsombud kan bidra med olika perspektiv, men arbetsgivarens ansvar kvarstår.

Kartlägg risker och rollspecifika behov

Utgå från verksamhetens undersökningar och riskbedömningar. Identifiera vilka risker medarbetaren kan möta, vilka instruktioner som behövs och om vissa arbetsmoment kräver särskild utbildning, behörighet eller handledning.

En medarbetare inom lager eller produktion kan behöva kunskap om belastningsergonomi, maskiner, trafik, kemiska risker och personlig skyddsutrustning. I kundnära eller administrativa roller kan introduktionen i stället behöva behandla arbetsbelastning, arbetstid, ensamarbete, hot och våld eller kränkande särbehandling.

Ta även hänsyn till medarbetarens erfarenhet, språkkunskaper och förmåga att ta till sig instruktionerna. Kontrollera att informationen har förståtts, särskilt när ett felaktigt arbetssätt kan medföra allvarliga risker.

Det kan vara värdefullt att involvera skyddsombudet i planeringen. Skyddsombudet företräder arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och kan bidra med kunskap om risker, tillbud och praktiska arbetsförhållanden.

Skapa en rollspecifik checklista

En checklista gör ansvarsfördelningen tydligare och minskar risken för att viktiga moment förbises. Anpassa den efter rollen i stället för att använda samma innehåll för alla. Checklistan kan exempelvis omfatta:

arbetsuppgifter, befogenheter och förväntningar,
kända risker och beslutade skyddsåtgärder,
säkra arbetsmetoder och skriftliga instruktioner,
utrustning, hjälpmedel och personlig skyddsutrustning,
brand, utrymning, första hjälpen och andra nödlägen,
rapportering av risker, tillbud, olycksfall och ohälsa,
kontaktvägar till chef, arbetsledare, HR och skyddsombud,
rutiner för arbetstid, pauser, distansarbete och ensamarbete,
planerad handledning och uppföljning.

Du kan även använda externa planeringsstöd som inspiration. Den här resursen om en process för introduktion av medarbetare beskriver hur aktiviteter kan organiseras, men innehållet behöver alltid anpassas till svenska arbetsmiljöregler och förhållandena på din arbetsplats.

Fördela uppgifter och resurser

Aktivitet	Lämplig utförare	Tidpunkt
Bedöma rollens risker och kunskapsbehov	Chef eller arbetsledare, vid behov i samverkan med skyddsombud	Före riskfyllda arbetsmoment
Samordna introduktionsmaterial	HR och ansvarig chef	Före anställningsstart
Utse handledare eller introduktionsstöd	Närmaste chef	Före eller i samband med start
Gå igenom arbetsuppgifter och säkra arbetssätt	Chef, arbetsledare eller kunnig handledare	Innan medarbetaren arbetar självständigt
Gå igenom nödrutiner och rapporteringsvägar	Utsedd person med tillräckliga kunskaper	Så tidigt som möjligt
Följa upp förståelse och behov	Närmaste chef eller arbetsledare	Vid lämpliga kontrollpunkter

Ange helst namn och kontaktuppgifter i introduktionsplanen, inte bara funktioner. Då vet medarbetaren vem som kan svara på frågor och vem som ansvarar för nästa moment. Denna sida om planerad introduktion kan användas som praktisk inspiration när du utformar upplägget.

Genomför introduktionen steg för steg

Introduktionens längd och innehåll behöver anpassas efter arbetet. En enkel och välkänd uppgift kan kräva en begränsad genomgång, medan riskfyllda eller komplexa arbetsuppgifter kan kräva utbildning, praktisk träning, handledning och flera kontroller innan medarbetaren arbetar självständigt.

I början av anställningen

Förklara rollen. Gå igenom arbetsuppgifter, ansvar, befogenheter, prioriteringar och förväntningar.
Beskriv riskerna. Förklara vilka risker som finns, hur de har bedömts och vilka skyddsåtgärder som gäller.
Visa säkra arbetssätt. Demonstrera utrustning och arbetsmoment praktiskt när det behövs.
Gå igenom nödrutiner. Visa utrymningsvägar, larm, samlingsplats, första hjälpen och relevanta kontaktvägar.
Förklara rapporteringen. Visa hur medarbetaren rapporterar risker, tillbud, olycksfall och arbetsmiljöproblem.
Presentera stödfunktioner. Förklara rollerna för chef, arbetsledare, HR, skyddsombud och eventuell handledare.

När arbetet har kommit i gång

När medarbetaren har börjat utföra arbetet kan nya frågor och risker bli synliga. Fortsätt därför introduktionen utifrån vad arbetet kräver. Det kan innebära att du:

observerar praktiska arbetsmoment och ger återkoppling,
kontrollerar att instruktioner har förståtts,
stämmer av arbetsmängd, prioriteringar och återhämtning,
kompletterar utbildningen när arbetsuppgifterna förändras,
förklarar hur medarbetaren deltar i arbetsplatsträffar, skyddsronder och andra delar av SAM,
följer upp om utrustning, system och kontaktvägar fungerar.

Det finns ingen generell lagstadgad tidsperiod som säger att en introduktion alltid ska pågå ett visst antal månader. Bestäm i stället omfattning och kontrollpunkter utifrån riskerna, arbetsuppgifternas komplexitet och medarbetarens behov. Tätare uppföljning kan vara motiverad i början eller vid riskfyllda arbetsmoment.

Jämförelse av introduktionsmetoder

Metod	Styrkor	Att tänka på
Gemensam genomgång	Ger möjlighet till dialog och gemensamma frågor	Behöver kompletteras med rollspecifik information
Digital utbildning	Kan genomföras flexibelt och följas upp	Ersätter inte alltid praktisk träning eller kontroll av förståelse
Handledarledd introduktion	Ger stöd nära det praktiska arbetet	Handledaren behöver tid, kunskap och ett tydligt uppdrag
Kombinerad metod	Kan förena teori, dialog och praktisk träning	Kräver samordning så att innehållet blir sammanhängande

Vid distans- och hybridarbete behöver du dessutom förklara vilka kommunikationskanaler som används, när medarbetaren ska vara tillgänglig, hur arbetsmiljöproblem rapporteras och hur stöd kan nås på distans. Ta även upp ergonomi, arbetstid, pauser och organisatorisk och social arbetsmiljö.

Följ upp och integrera medarbetaren i arbetsmiljöarbetet

Uppföljning är ett sätt att kontrollera om medarbetaren har fått och förstått de kunskaper som behövs. Den gör det också möjligt att upptäcka risker som inte var tydliga i början. Uppföljningen bör vara riskbaserad och kan ske genom samtal, observationer, kunskapskontroller eller praktiska demonstrationer.

Gör arbetsmiljön till en del av vardagen

Ta upp arbetsmiljöfrågor på arbetsplatsträffar och i ordinarie avstämningar.
Förklara hur medarbetaren kan medverka i undersökningar, riskbedömningar och skyddsronder.
Fråga om arbetsmängd, prioriteringar, stöd och återhämtning.
Använd rapporterade risker och tillbud som underlag för lärande och åtgärder.
Ge ny information när arbetsuppgifter, utrustning, lokaler eller organisation förändras.

Använd SAM som ram för uppföljningen

Du kan använda det systematiska arbetsmiljöarbetets återkommande arbetssätt för att följa upp introduktionen:

Undersök: fråga hur arbetet fungerar och observera relevanta arbetsmoment.
Riskbedöm: bedöm om det finns risker eller kunskapsluckor som behöver hanteras.
Åtgärda: komplettera instruktioner, utbildning, bemanning, utrustning eller arbetsorganisation.
Följ upp: kontrollera att åtgärderna har genomförts och fått avsedd funktion.

Introduktionen blir på så sätt en del av det löpande arbetsmiljöarbetet. Den behöver också uppdateras när nya risker uppstår eller arbetet förändras.

Dokumentera det som behöver kunna följas upp

Dokumentera relevanta genomgångar och åtgärder i den omfattning som verksamheten behöver och reglerna kräver. Det kan exempelvis vara lämpligt att anteckna:

vilka arbetsmoment och risker som har gåtts igenom,
vilka instruktioner eller utbildningar medarbetaren har fått,
vem som genomförde introduktionen och när den genomfördes,
vilka frågor eller brister som identifierades,
vilka åtgärder som beslutades och vem som ansvarar för dem,
när åtgärderna ska kontrolleras.

Dokumentationen ska vara användbar, aktuell och hanteras med hänsyn till dataskydd och sekretess. En signerad checklista ersätter inte arbetsgivarens ansvar att säkerställa tillräckliga kunskaper och säkra arbetsförhållanden.

Vanliga brister och hur du kan hantera dem

Introduktionen är för generell

En gemensam presentation av organisationen räcker inte för att förklara riskerna i varje roll. Komplettera därför den övergripande introduktionen med rollspecifika instruktioner, praktiska moment och relevanta riskbedömningar.

Ansvarsfördelningen är otydlig

När flera funktioner deltar kan viktiga moment falla mellan stolarna. Ange därför vem som genomför varje aktivitet och vem som kontrollerar att den är slutförd. Kom ihåg att uppgiftsfördelningen inte flyttar arbetsgivarens övergripande arbetsmiljöansvar.

Information lämnas utan kontroll av förståelsen

Att lämna ut ett dokument är inte alltid tillräckligt. Be medarbetaren återberätta viktiga rutiner, visa ett arbetsmoment eller beskriva hur en risksituation ska hanteras. Anpassa språk, format och tempo efter mottagaren.

Arbetsbelastning och otydliga förväntningar förbises

Fråga konkret om arbetsmängd, prioriteringar, stöd och återhämtning. Exempel på frågor är:

Vet du vilka uppgifter som ska prioriteras när tiden inte räcker?
Har du tillgång till den information och det stöd du behöver?
Finns det arbetsmoment där ansvar eller befogenheter är otydliga?
Vet du vem du ska kontakta om arbetsbelastningen blir för hög?

Om uppföljningen visar tecken på ohälsosam arbetsbelastning eller andra risker behöver arbetsgivaren undersöka förhållandena, bedöma riskerna och vidta lämpliga åtgärder. Skyddsombudet ska ges möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet.

Introduktionen upprepas inte när arbetet förändras

Kunskapsbehov kan uppstå även efter den första tiden. Se därför över introduktionen när medarbetaren får nya arbetsuppgifter eller när verksamheten inför ny utrustning, nya lokaler, nya arbetssätt eller organisatoriska förändringar.

Stärk kunskaperna hos chefer och arbetsledare

En fungerande introduktion förutsätter att de som planerar och genomför den har kunskap om arbetsmiljöansvar, riskbedömning och systematiskt arbetsmiljöarbete. Hos Kompetensutveckla hittar du arbetsmiljöutbildningar för hela organisationen, bland annat inom grundläggande arbetsmiljöarbete, SAM samt organisatorisk och social arbetsmiljö.

Utbildningarna erbjuds i olika format. Du kan även välja företagsförlagd utbildning och anpassa genomförandet efter verksamhetens förutsättningar.

Vanliga frågor om introduktion av nya medarbetare

Vad bör ingå i en arbetsmiljöintroduktion?

Introduktionen bör ge medarbetaren förståelse för de egna arbetsuppgifterna, riskerna i arbetet, säkra arbetsmetoder och verksamhetens systematiska arbetsmiljöarbete. Den bör även behandla nödrutiner, rapportering av risker och tillbud samt relevanta kontaktvägar. Innehållet ska anpassas efter rollen och medarbetarens kunskaper.

Hur lång ska introduktionen vara?

Det finns ingen generell tidsgräns som gäller för alla arbetsplatser och roller. Introduktionen ska ge tillräckliga kunskaper för att arbetet ska kunna utföras säkert. Om arbetet är komplext eller riskfyllt kan introduktion, handledning och kontroller behöva ske i flera steg.

Vem ansvarar för arbetsmiljöintroduktionen?

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön och för att arbetstagarna har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna. Chefer, arbetsledare, HR och handledare kan få olika uppgifter i introduktionen. Skyddsombudet företräder arbetstagarna och medverkar i arbetsmiljöarbetet, men tar inte över arbetsgivarens ansvar.

Hur kopplas introduktionen till systematiskt arbetsmiljöarbete?

Introduktionen kan utgå från verksamhetens undersökningar och riskbedömningar. Medarbetaren behöver få veta vilka risker som finns, vilka åtgärder som gäller och hur brister rapporteras. Uppföljningen kan sedan användas för att undersöka nya behov, bedöma risker, genomföra åtgärder och kontrollera resultatet.

Vilka arbetsmiljöregler är relevanta?

Arbetsmiljölagen anger arbetsgivarens grundläggande ansvar. AFS 2023:1 reglerar det systematiska arbetsmiljöarbetet och kräver att arbetstagarna har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna. Det allmänna rådet anger att kunskaper bör ges så tidigt som möjligt och beskriver vad en introduktion bör ge förståelse för. AFS 2023:2 innehåller särskilda uttryckliga introduktionsbestämmelser för minderåriga.

Är uppföljning efter en viss tid ett lagkrav?

Nej, det finns inte något generellt krav på att introduktionen måste följas upp efter ett bestämt antal veckor eller månader. Arbetsgivaren behöver däremot säkerställa tillräckliga kunskaper och följa upp arbetsmiljöarbetet. Tidpunkterna bör därför bestämmas utifrån riskerna och verksamhetens behov.

Fördjupning inför introduktion i olika verksamheter

Vid introduktion av unga finns särskilda frågor att ta hänsyn till. Läs mer om minderårigas arbetsmiljö. För arbete med truck och inom industri finns även våra fördjupningar om truckkort och kompetens respektive SSG och industriell säkerhet.