En incidentrapport beskriver en oönskad händelse och ger underlag för fortsatt hantering. Börja med det som är känt. En rapportör behöver inte ha löst orsaksfrågan innan händelsen kan rapporteras.
Fem delar som kan göra rapporten användbar
- Tid och plats: när och var händelsen inträffade.
- Händelseförlopp: vad som observerades, i vilken ordning.
- Konsekvens eller möjlig konsekvens: skada, exponering eller risk.
- Omedelbara åtgärder: vad som gjorts för hjälp och skydd.
- Fortsatt kontakt: vem som kan lämna uppgifter och vem som tar ärendet vidare.
Det är ett praktiskt upplägg, inte fem universella lagstadgade rubriker. Olika typer av incidenter kan kräva olika uppgifter och särskilda rutiner.
Skilj observation från antagande
Skriv exempelvis ”lasten försköts när vagnen passerade tröskeln” i stället för ”föraren var slarvig”. Notera vad du själv såg och vad någon annan berättat. Fotografi eller annat underlag kan vara användbart om det samlas in säkert och med hänsyn till personuppgifter.
Exempel på en första notering
”Klockan 10.15 vid port 2 föll en låda från transportvagnen. Ingen person träffades. Området spärrades av och arbetsledaren kontaktades. Det är ännu inte klarlagt varför lådan föll.” Fortsatt utredning behöver undersöka lastning, underlag, utrustning och arbetsorganisation.
Rapportering är inte hela utredningen
AFS 2023:1 innehåller krav på att utreda orsaker till arbetsrelaterad ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud. Bedöm också om extern anmälan behövs. Allvarliga händelser ska hanteras utan dröjsmål; använd inte ”senast nästa arbetsdag” som en generell tillåten väntetid.
Återkoppla till dem som rapporterar
Utse ansvarig, följ åtgärder till avslut och kontrollera resultatet. Den interna rapporten ersätter inte en eventuell arbetsskadeanmälan eller anmälan till Arbetsmiljöverket. Begränsa uppgifter om hälsa och andra känsliga personförhållanden till vad hanteringen kräver.
Fördjupning och relaterade resurser
Följande länkar ger kompletterande material från Kompetensutveckla och andra aktörer. Kontrollera regeluppgifter i primärkällorna.
- Anmäl allvarliga olyckor, allvarliga tillbud eller arbetsskador – Arbetsmiljöverket
- Anmäl svåra personskador, dödsfall och allvarliga tillbud – Arbetsmiljöverket
- Systematiskt arbetsmiljöarbete guide för företag
- Företagshälsovård – arbetsmiljöstöd och expertkompetens | Kompetensutveckla
- Implementera systematiskt arbetsmiljöarbete effektivt
- Checklista för maskinservice: minska driftstopp och öka kvaliteten
- HANTERA HOT OCH VÅLD PÅ ARBETSPLATSEN
- Exempel på olycksförebyggande åtgärder på arbetsplatsen
- Avvikelser i arbetsmiljön | Vägen till säkrare arbete
- Guide riskbedömning arbetsplats för bättre säkerhet
Källor och faktaunderlag
Källunderlag och kursuppgifter kontrollerade den 17 oktober 2026. Praktiska exempel i texten är redaktionella och behöver anpassas till den egna verksamheten.