Kort sagt: En utbildningsansvarig samordnar utbildningsbehov, planering och uppföljning enligt sitt lokala uppdrag. Titeln är inte en obligatorisk befattning enligt arbetsmiljöreglerna. Arbetsgivaren behåller ansvaret för att arbetstagarna har nödvändig utbildning och tillräckliga kunskaper.
En rolldefinition för utbildningsansvarig beskriver vad personen ska göra, vilka beslut personen får fatta och när en fråga ska lämnas vidare. Uppdraget kan vara en del av HR, ligga hos en chef eller vara en särskild funktion. Benämningar som utbildningskoordinator och kompetensutvecklingsansvarig kan innebära olika mandat.
Arbetsmiljölagen (SFS 1977:1160) innehåller arbetsgivarens skyldigheter. Den bestämmer inte en generell arbetsbeskrivning för utbildningsansvariga. Här får du ett praktiskt underlag för att utforma rollen, inte en föreskriven befattningsmall.
Vad är en utbildningsansvarig?
Utbildningsansvarig är i den här guiden den funktion som samordnar organisationens lärandeinsatser. Rollen kan omfatta behovsanalys, kursval, bokning, kontakt med utbildare och uppföljning. Arbetsgivaren behöver bestämma omfattningen; personen äger inte automatiskt hela utbildningsprocessen eller alla beslut om kompetens.
Skilj på samordning, undervisning och verksamhetens beslut. Den som bokar en utbildning behöver inte vara ämnesspecialist eller den som bedömer om en medarbetare får utföra en viss arbetsuppgift. Sådana gränser bör framgå av uppdraget.
Gränsen mot HR avgörs också lokalt. HR kan ansvara för personalprocesser och stödja chefer, medan utbildningsansvarig samordnar avgränsade utbildningsinsatser. Capto HR är ett exempel på en extern HR- och rekryteringsaktör, inte en källa till en bindande definition av befattningen.
Vilka arbetsuppgifter kan ingå?
Utgå från verksamhetens risker, arbetsuppgifter och mål. Följande arbetsuppgifter är exempel att välja mellan, inte en lagstadgad lista för befattningen:
- Samla behov: ta emot underlag från chefer, arbetstagare och skyddsombud och skilj kunskapsbrister från problem som kräver andra åtgärder.
- Planera: föreslå målgrupp, innehåll, format, tid och kostnad.
- Samordna: boka utbildare och lokaler eller digital plattform och ordna tillgängliga instruktioner.
- Kontrollera innehållet: stäm av kursmål och regelhänvisningar med en person som har rätt sakkunskap.
- Dokumentera: ordna de underlag verksamheten behöver, exempelvis deltagande, intyg och planerad komplettering.
- Följa upp: sammanställa vad deltagarna har lärt sig och vilka frågor som återstår för ansvarig chef.
En strukturerad utbildningsplan kan samla detta. Ett deltagarregister är dock inte i sig bevis för att en person behärskar arbetet. Krav på särskilda intyg eller dokumenterade kunskaper behöver kontrolleras för den aktuella arbetsuppgiften; arbetsmiljölagen ställer inte ett identiskt registerkrav för varje utbildning.
Hur passar rollen in i arbetsmiljöarbetet?
Arbetsgivaren fördelar uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt 9 § AFS 2023:1. Den som får uppgifter behöver befogenheter, resurser och tillräckliga kunskaper. Fördelningen ska vara skriftlig vid tio eller fler arbetstagare. Den innebär inte att arbetsgivarens ansvar försvinner eller automatiskt övergår till utbildningsansvarig.
| Funktion | Gränsdragning i utbildningsarbetet |
|---|---|
| Arbetsgivare | Ansvarar för att skyldigheterna uppfylls och att arbetet får nödvändiga förutsättningar. |
| Chef med tilldelade uppgifter | Bedömer behov och följer upp inom sitt mandat; begär stöd när förutsättningarna inte räcker. |
| Utbildningsansvarig | Samordnar enligt sitt uppdrag och lämnar frågor utanför mandatet vidare. |
| Skyddsombud | Företräder arbetstagarna och medverkar i arbetsmiljöarbetet; övertar inte arbetsgivarens uppgifter genom sin ombudsroll. |
| HR och sakkunniga | Stödjer med de processer och kunskaper som organisationen behöver. |
Kunskapsbehoven omfattar också organisatorisk och social arbetsmiljö. Mer kursinnehåll är inte alltid rätt svar på hög arbetsbelastning: resurser, prioriteringar och arbetets organisation kan behöva ändras.
SKR:s vägledning om ansvar för arbetsmiljön ger ytterligare stöd för ansvarsfördelningen. En SAM-utbildning kan ge grundkunskaper, men behöver kopplas till det lokala uppdraget och verksamhetens risker.
Vilken kompetens behöver utbildningsansvarig?
Välj kompetens efter uppdraget. En administrativ samordnare behöver andra förutsättningar än en person som också ska undervisa, bedöma praktiska färdigheter eller tolka särskilda säkerhetsregler.
- Behovsanalys: kunna beskriva skillnaden mellan dagens kunskap och vad arbetsuppgifterna kräver.
- Pedagogisk planering: välja begripligt innehåll, övning och återkoppling för målgruppen.
- Samordning: hålla ihop tid, budget, deltagare och leverantörer.
- Regel- och verksamhetsförståelse: känna igen när sakkunnig bedömning krävs och var aktuella primärkällor finns.
- Kommunikation: klargöra förväntningar, hinder och beslutspunkter.
Kunskap om kompetensutveckling behöver kombineras med förståelse för den egna verksamheten. Ingen viss kombination av tre kompetenser är ett generellt lagkrav för befattningen. Vid otillräcklig intern kompetens för arbetsmiljöarbetet ska arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån.
Så ger du rollen tydliga förutsättningar
- Beskriv uppdraget. Ange målgrupper, utbildningsområden och vad som inte ingår.
- Bestäm mandatet. Klargör vilka inköp personen får besluta om och vem som godkänner ändringar.
- Ge tid och resurser. Stäm av tillgången till budget, sakkunniga och chefernas planering.
- Ordna relevanta underlag. Dela riskbedömningar och verksamhetsbehov, med hänsyn till behörighet och personuppgifter.
- Bestäm uppföljningen. Välj exempelvis kunskapsfrågor, praktisk kontroll eller avstämning med chefen utifrån utbildningens mål.
- Bestäm hur brister lyfts. Det ska vara tydligt vem som tar emot en fråga som samordnaren inte kan lösa.
Anpassa avstämningarna till behoven. Ett kvartalsmöte kan vara ett lokalt val, men är inte en generell miniminivå enligt reglerna. Förändringar, bristande kunskaper och nya risker kan kräva tidigare insatser.
En guide för chefer om systematiskt arbetsmiljöarbete kan hjälpa dig att placera utbildningsfrågorna i ett större sammanhang. Utbildning ersätter inte nödvändiga tekniska eller organisatoriska skyddsåtgärder.
Exempel på en kort rolldefinition
Exempel att anpassa: Utbildningsansvarig samordnar introduktion och beslutade utbildningsinsatser för de enheter som anges i uppdraget. Personen samlar behov från chefer, föreslår utbildningsplan, bokar godkända insatser och sammanställer uppföljning. Budget och inköpsgräns anges separat. Ansvarig chef avgör frågor om bemanning och uppföljning i arbetet. Frågor utanför mandatet lämnas till närmaste chef.
Lägg till vem som är ersättare och när uppdraget ska ses över. Om arbetsmiljöuppgifter fördelas behöver också de särskilda förutsättningarna för dessa uppgifter framgå. Exemplet är inte en fullständig uppgiftsfördelning för alla verksamheter.
Följ upp mer än kursdeltagande
Skilj på genomförande, kunskap och tillämpning. Att en kurs är bokad eller slutförd besvarar inte alla tre frågorna. Bestäm före utbildningen hur ni ska upptäcka om deltagarna behöver mer instruktion, praktisk träning eller andra förutsättningar.
Praktiskt exempel: En ny arbetsmetod införs. Samordnaren bokar utbildning och dokumenterar deltagandet. En person med relevant sakkunskap går igenom arbetsplatsens instruktioner, och ansvarig chef följer upp hur metoden används. Om utrustningen eller arbetsorganisationen är olämplig ska det hanteras som en arbetsmiljöfråga, inte enbart genom ytterligare kursbokning.
Utbildning som stöd för ditt uppdrag
Kompetensutveckla erbjuder arbetsmiljöutbildningar i Stockholm och företagsförlagda utbildningar. Jämför kursens målgrupp, innehåll och upplägg med de kunskaper ert uppdrag kräver. En kurs är ett stöd, inte en garanti för att verksamheten uppfyller samtliga arbetsmiljökrav.
Vanliga frågor om utbildningsansvarig
Vad innebär en rolldefinition för utbildningsansvarig?
Den beskriver lokalt bestämda arbetsuppgifter, mandat, resurser och rapporteringsvägar. Titeln har inte en enhetlig obligatorisk innebörd i arbetsmiljöreglerna.
Vad skiljer rollen från HR-ansvarig?
Utbildningsansvarig fokuserar på de utbildningsuppgifter som tilldelats. HR kan ha ett bredare personaluppdrag. Gränsen och eventuell överlappning bestäms i organisationen.
Flyttas arbetsgivarens ansvar till utbildningsansvarig?
Nej, inte genom titeln eller genom att utbildningsuppgifter fördelas. Arbetsgivaren behöver se till att kraven uppfylls och att de som får uppgifter har rätt förutsättningar.
Måste alla arbetsgivare ha en utbildningsansvarig?
Arbetsmiljöreglerna kräver inte generellt en befattning med den titeln. De kräver bland annat nödvändig utbildning, tillräckliga kunskaper och fungerande uppgiftsfördelning.
Räcker det att samla kursintyg?
Nej. Intyg kan vara viktiga underlag, men behöver bedömas tillsammans med arbetsuppgiftens krav, instruktioner och praktisk kunskap.
Regler och faktaunderlag
Kontrollerat den 15 oktober 2026 mot arbetsmiljölagen, 3 kap. 3 § och AFS 2023:1, särskilt 9, 10 och 15 §§. Rollförslag och exempel i guiden är praktiskt stöd, inte ytterligare lagkrav.