Du har planerat resan, gått hemifrån i tid och tagit höjd för ett byte. Ändå står du på perrongen och räknar minuterna till arbetsdagens första möte. När tåget blir försenat handlar oron snart om mer än resan: Vem behöver du meddela? Vem får täcka upp? Hur ska du hinna med det som redan ligger i kalendern?

Osäker tågtrafik i Stockholm väcker en arbetslivsfråga som förtjänar större utrymme: hur möter arbetsplatsen en medarbetare som försöker komma i tid men inte kan påverka när tåget går?

Hur stor marginal ska du behöva ha?

Att planera sin arbetsresa och följa trafikinformation är rimligt. SL erbjuder både reseplanering och information om störningar som stöd.

Men rådet ”ta ett tidigare tåg” har en gräns. Hur mycket extra tid ska du behöva avsätta varje morgon för att gardera dig mot sådant du inte styr över?

Tänk dig att du lämnar hemmet tidigare men ändå riskerar att bli sen. Då är det osäkerheten, snarare än restiden i sig, som blir svår att hantera. Du kan förbereda dig, men inte garantera resultatet.

Det är också värt att fråga vad allt större tidsmarginaler får kosta i vardagen. Tid som läggs på att vänta någon annanstans måste tas från något: sömn, familjeliv eller en lugnare morgon.

Arbetsplatsen kan inte laga järnvägen, men kan påverka bemötandet

Att diskutera pendlingens konsekvenser innebär inte att arbetsgivaren ska ta över ansvaret för tågtrafiken. Däremot kan chefen påverka hur förseningar hanteras och hur arbetet organiseras när någon inte kommer fram som planerat.

Det är skillnad mellan att mötas av en tydlig rutin och att behöva förklara sig inför irriterade kollegor varje gång trafiken stannar.

Arbetsmiljöverket betonar att kraven i arbetet behöver balanseras mot resurserna. Det ska också vara tydligt vad som ska prioriteras när tiden inte räcker till. Det är relevant även när en försenad ankomst påverkar dagens arbetsplanering. Ska allt fortfarande hinnas med, eller behöver något flyttas?

Flexibilitet är inte möjligt för alla

För vissa arbetsplatser kan flexibel starttid eller möjlighet att delta digitalt vara alternativ. För andra kräver bemanning, säkerhet eller kundkontakt att personalen finns på plats vid en bestämd tid.

Därför räcker det inte att rekommendera hemarbete som generell lösning. Den som behöver vara på plats behöver också en fungerande plan.

Som chef kan du tillsammans med medarbetarna komma överens om:

Vem som ska kontaktas vid en försening och hur.
Hur bemanning och tidskritiska uppgifter hanteras.
Vilka uppgifter som kan vänta när arbetsdagen blir kortare.
När återkommande problem behöver följas upp i ett enskilt samtal.

Rutinerna behöver fungera även för kollegan som får täcka upp. Annars riskerar belastningen bara att flyttas mellan personer.

Börja med samtalet, inte tillrättavisningen

Det går att ställa krav på punktlighet och samtidigt förstå att en medarbetare inte styr över tågens avgångar.

En användbar fråga är: ”Vad händer med din arbetsdag när resan inte fungerar, och vad kan vi planera bättre här?”

Samtalet löser inte trafikproblemen. Men det kan tydliggöra förväntningar och göra arbetsplatsens hantering mindre oförutsägbar. Den som redan har fastnat på ett stillastående tåg ska inte dessutom behöva gissa hur situationen tas emot på jobbet.

Vill du utveckla arbetet med arbetsbelastning, samverkan och tydliga rutiner? Läs om en gemensam grund för chefer och skyddsombud eller kontakta oss om era utbildningsbehov.

Text: Redaktionen – Kompetensutveckla.se