Det viktigaste: Skilj interna rapporter från anmälningar till myndigheter. Bedöm händelsen, hantera riskerna och följ upp åtgärderna. En ifylld rapport avslutar inte arbetsmiljöarbetet.

Arbetsmiljörapportering beskriver hur du tar emot och dokumenterar risker, tillbud och arbetsskador och använder uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Här går vi igenom intern rapportering och myndighetsanmälan, vem som gör vad och hur uppgifterna blir underlag för åtgärder.

Arbetsgivaren ska systematiskt planera, leda och kontrollera arbetsmiljön. FAR Onlines översikt över arbetsmiljö beskriver området, medan de aktuella kraven finns i arbetsmiljölagen och AFS 2023:1. En viss rapportmall eller ett visst datasystem är inte ett generellt krav.

Vad behöver arbetsmiljörapporteringen fånga?

Ta emot uppgifter om både fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden. Det kan handla om utrustning, arbetsmetoder, arbetsbelastning, hot eller bristande stöd. Undersökningar av arbetsmiljön ska genomföras även om ingen först har lämnat en rapport.

En riskobservation beskriver en möjlig fara. Ett tillbud är en händelse som kunde ha lett till skada. En arbetsskada kan vara en olycka eller sjukdom med samband till arbetet. Samma händelse kan behöva hanteras både internt och genom en myndighetsanmälan.

Arbetsmiljöverkets arbetsskade- och arbetsmiljöstatistik ger ett bredare underlag. En tidigare pressnyhet om anmälda arbetssjukdomar är bakgrund och ska läsas med rätt statistikår. Nationella anmälningar visar inte i sig risknivån på din arbetsplats eller att en viss åtgärd fungerar.

Så hanterar du en intern rapport

Hantera det akuta. Ordna hjälp och skyddsåtgärder efter situationen. Låt inte administrationen fördröja skyddet mot en risk.
Ta emot uppgifterna. Dokumentera när och var händelsen inträffat, arbetsmomentet, vad som hänt och vilka omedelbara åtgärder som gjorts.
Bedöm behovet av myndighetsanmälan. Arbetsgivaren behöver skilja interna tillbud från arbetsskador och händelser som omfattas av underrättelseskyldigheten till Arbetsmiljöverket.
Utred orsakerna. Undersök arbetsförhållanden, utrustning, instruktioner och organisatoriska förutsättningar. Skilj iakttagelser från sådant som ännu är osäkert.
Besluta om åtgärder. Ange vad som görs direkt och vad som behöver planeras.
Kontrollera och återkoppla. Följ upp genomförda åtgärder och informera berörda om nästa steg.

Enligt AFS 2023:1, 12 § ska arbetsgivaren utreda orsakerna till ohälsa eller olycksfall i arbetet och allvarliga tillbud. De allmänna råden betonar bakomliggande orsaker i arbetsmiljön. Även mindre tillbud kan ge användbart underlag för det förebyggande arbetet.

Intern rapport och myndighetsanmälan är olika saker

Händelse eller uppgift	Hantering
Riskobservation eller mindre tillbud	Hantera enligt interna rutiner och bedöm risker och åtgärder. Alla tillbud ska inte anmälas till Arbetsmiljöverket.
Arbetsskada som arbetsgivaren får kännedom om	Arbetsgivaren ska omedelbart anmäla till Försäkringskassan och samråda med skyddsombudet, som ska få en kopia.
Dödsfall, svårare personskada, skador som samtidigt drabbat flera arbetstagare eller tillbud med allvarlig fara för liv och hälsa	Arbetsgivaren ska utan dröjsmål underrätta Arbetsmiljöverket enligt 3 kap. 3 a § arbetsmiljölagen.
Uppgift om arbetsbelastning eller andra organisatoriska och sociala risker	Undersök förhållandena och bedöm vilka åtgärder som behövs. Pröva separat om händelsen också omfattas av en anmälningsskyldighet.

De två myndighetsanmälningarna har olika syften. En anmälan till Försäkringskassan ersätter inte underrättelsen till Arbetsmiljöverket när även den skyldigheten gäller. Använd myndigheternas gemensamma tjänst Anmäl arbetsskada och läs informationen för rätt händelsetyp. Försäkringskassans anmälan är inte samma sak som den skadades ansökan om ersättning.

Lagkravet för underrättelsen till Arbetsmiljöverket är utan dröjsmål. Det är inte en generell tidsfrist till arbetsdagens slut. Vänta inte på att den interna utredningen blir färdig. Riksdagens svar på en fråga om anmälan ger bakgrund, men den aktuella lagtexten och myndigheternas information ska styra bedömningen.

Använd uppgifterna för riskbedömning och åtgärder

En rapport kan ge signaler om förhållanden som behöver undersökas. Jämför rapporter med exempelvis skyddsronder, samtal och andra relevanta underlag. SAMkollens genomgång beskriver arbetsmiljöarbetets delar och kan läsas som kompletterande vägledning.

Riskbedömningar ska enligt AFS 2023:1, 11 § alltid dokumenteras skriftligt. Dokumentationen ska visa vilka risker som finns och om de är allvarliga. Kravet gäller även verksamheter med färre än tio arbetstagare.

Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska enligt 13 § föras in i en skriftlig handlingsplan med ansvarig och tid för genomförande. Genomförda åtgärder ska kontrolleras. En åtgärdslista och en riskbedömning har alltså olika funktioner.

Bestäm vem som följer upp öppna ärenden och vilket underlag som behövs för att bedöma åtgärderna. Du kan läsa mer om uppföljning av arbetsmiljöarbetet. Digitala system kan ge överblick, men en registrering eller en grön statusmarkering visar inte i sig att risken hanterats.

Tydliggör rutiner och roller

Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljöarbetet och anmälningsskyldigheterna. Arbetsmiljöuppgifter kan fördelas till chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare med tillräckliga kunskaper, befogenheter och resurser. Skyddsombudet företräder arbetstagarna och ska ges möjlighet att medverka; rollen ersätter inte arbetsgivarens ansvar.

Arbetstagare ska medverka i arbetsmiljöarbetet och följa instruktionerna. Vid omedelbar och allvarlig fara för liv eller hälsa ska arbetstagaren snarast underrätta arbetsgivaren eller skyddsombudet enligt 3 kap. 4 § arbetsmiljölagen. Beskriv dessutom hur andra risker och tillbud ska lämnas vidare enligt era interna rutiner.

Gör det tydligt hur en rapport lämnas och vem som tar emot den.
Utse en ersättare när den ordinarie mottagaren är frånvarande.
Skilj akuta skyddsåtgärder, myndighetsanmälan och intern utredning åt.
Undersök bakomliggande förhållanden utan att låta arbetet stanna vid individuella misstag.
Följ upp ärenden och återkoppla på ett sätt som passar uppgifterna och de berörda.

SAM-rutinerna ska enligt AFS 2023:1, 8 § beskriva när och hur arbetet genomförs, vem som ser till att det sker och vilka som medverkar. Rutinerna ska vara skriftliga vid tio eller fler arbetstagare. Detta undantag från skriftlighet för mindre verksamheter ändrar inte kraven på skriftlig riskbedömning och handlingsplan.

Läs gärna om syftet med systematiskt arbetsmiljöarbete för att koppla rapporteringen till resten av arbetet. Rapportering kan ge beslutsunderlag, men den garanterar inte färre olyckor eller lägre sjukfrånvaro.

Utbildning som stöd för arbetet

Jämför dina kunskapsbehov med Kompetensutvecklas arbetsmiljöutbildningar i Stockholm. För en gemensam insats i verksamheten finns företagsförlagda utbildningar. Kontrollera aktuellt kursinnehåll och upplägg före bokning, och planera hur kunskaperna ska användas i era rutiner.

Vanliga frågor om arbetsmiljörapportering

Behöver alla tillbud anmälas till Arbetsmiljöverket?

Nej. Skilj interna rapporter från allvarliga tillbud som omfattas av underrättelseskyldigheten. Bedöm varje händelse mot lagens kriterier.

Räcker det att skriva en rapport?

Nej. Arbetsgivaren behöver även undersöka och bedöma risker, utreda händelser när det krävs, besluta om åtgärder och kontrollera dem.

Gäller dokumentationskrav för små verksamheter?

Ja. Riskbedömningar ska alltid vara skriftliga och åtgärder som inte görs omedelbart ska dokumenteras i en skriftlig handlingsplan.

Arbetsmiljörapportering: risker, tillbud och arbetsskador