Text: Redaktionen – Kompetensutveckla.se

Insatser för hållbar arbetsmiljö: guide 2026

Insatser för hållbar arbetsmiljö behöver vara en del av verksamhetens löpande styrning. Arbetsgivaren ska enligt arbetsmiljölagen förebygga ohälsa och olycksfall, fortlöpande undersöka risker och vidta de åtgärder som arbetsförhållandena kräver. Arbetet konkretiseras framför allt genom Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete och om planering och organisering av arbetsmiljöarbete.

Den här guiden visar hur du kan skilja mellan förebyggande arbete, hantering av tidiga signaler, arbetsanpassning och uppföljning. En extern debattartikel om utvecklingen inom arbetsmiljöområdet finns hos Arbetsvärlden. Du kan även läsa en regional sammanfattning av arbetsmiljöstrategin 2026–2030.

1. Insatser för hållbar arbetsmiljö börjar med SAM

Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, är den struktur som håller ihop arbetsmiljöarbetet. Enligt AFS 2023:1 ska SAM ingå som en naturlig del av den dagliga verksamheten och omfatta fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden.

Arbetsgivaren behöver återkommande:

undersöka arbetsförhållandena,
bedöma och dokumentera riskerna,
genomföra åtgärder eller föra in dem i en skriftlig handlingsplan,
kontrollera om åtgärderna har genomförts och fungerar som avsett.

Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan med uppgift om när de ska vara klara och vem som ansvarar för dem.

Policy, rutiner och ansvar

Alla arbetsgivare ska ha en arbetsmiljöpolicy och rutiner för arbetsmiljöarbetet. Om verksamheten har minst tio arbetstagare ska policyn och rutinerna vara skriftliga. Då ska även uppgiftsfördelningen i arbetsmiljöarbetet dokumenteras skriftligt.

En kompletterande introduktion till SAM finns hos Samkollen. En sådan guide kan användas som stöd, men det är föreskrifterna och verksamhetens faktiska risker som styr vad arbetsgivaren behöver göra.

Arbetsmiljöuppgifter kan fördelas till chefer eller andra personer, men arbetsgivarens övergripande ansvar kan inte delegeras bort. Den som får uppgifter behöver kunskaper, befogenheter och resurser för att kunna utföra dem.

Praktisk grundstruktur

Bestäm hur risker, tillbud och förbättringsförslag rapporteras.
Beskriv vem som undersöker, bedömer, åtgärdar och följer upp.
Samverka med arbetstagare och skyddsombud i arbetsmiljöfrågor.
Riskbedöm planerade förändringar innan de genomförs.
Gör den årliga uppföljningen av SAM och dokumentera den när verksamheten har minst tio arbetstagare.

En självskattning kan vara ett frivilligt stöd i den årliga uppföljningen, men en viss checklista eller självskattningsmetod är inte i sig ett lagkrav. En neutral beskrivning av hur kunskap kan omsättas i handling finns i artikeln om handlingskompetens i arbetsmiljöarbetet.

2. Förebyggande insatser för fysisk, organisatorisk och social arbetsmiljö

Förebyggande arbete sker innan någon har drabbats av ohälsa eller en olycka. Utgångspunkten är att undersöka hur arbetet är utformat och att åtgärda riskerna så nära källan som möjligt.

Organisatorisk och social arbetsmiljö

AFS 2023:2 behandlar bland annat arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling. Arbetsgivaren ska se till att resurserna anpassas till kraven i arbetet och att arbetstagarna känner till:

vilka arbetsuppgifter de ska utföra,
vilket resultat som ska uppnås,
hur arbetet ska utföras när det finns särskilda arbetssätt,
vad som ska prioriteras när tiden inte räcker till,
vem de kan vända sig till för hjälp och stöd,
vilka befogenheter de har.

Praktiska organisatoriska åtgärder kan vara att förtydliga roller, ändra prioriteringar, anpassa bemanningen, fördela om arbetsuppgifter eller skapa utrymme för återhämtning. Friskvård och individuell stresshantering kan vara komplement, men ersätter inte åtgärder mot risker i arbetets organisation.

Fysisk arbetsmiljö

Fysiska risker behöver bedömas utifrån den aktuella verksamheten. Det kan exempelvis handla om belastningsergonomi, buller, belysning, kemiska risker, maskiner, fallrisker, temperatur eller hot och våld.

Förebyggande insatser kan omfatta:

ergonomisk genomgång av arbetsplatser och arbetsmoment,
underhåll och kontroll av arbetsutrustning,
säkra arbetsrutiner och tydliga instruktioner,
introduktion för nyanställda och personer som får nya uppgifter,
riskbedömning inför omorganisationer, nya lokaler eller ny teknik,
rutiner för tillbudsrapportering och olycksutredning.

3. Tidiga signaler ska leda till dialog och undersökning

Tidiga signaler är omständigheter som kan motivera en närmare undersökning. De bevisar inte i sig att arbetet har orsakat ohälsa och ska inte användas för att ställa diagnoser.

Exempel på signaler är återkommande tillbud, konflikter, hög arbetsmängd, svårigheter att hinna med raster, felhandlingar, kvalitetsproblem, förändrat beteende eller återkommande korttidsfrånvaro. Även synpunkter från medarbetare, skyddsombud och arbetsplatsträffar kan visa att en risk behöver undersökas.

Så kan du agera

Ta kontakt tidigt och beskriv vad du har uppmärksammat utan att dra slutsatser om orsaken.
Fråga hur arbetssituationen fungerar och om det finns behov av stöd eller förändringar.
Undersök om problemet även berör andra eller har organisatoriska orsaker.
Bedöm riskerna och besluta om åtgärder.
Dokumentera på rätt nivå och bestäm när åtgärderna ska följas upp.

En extern översikt över processer för tidiga insatser finns hos MedHelp. Oavsett vilket administrativt stöd som används behöver hanteringen ta hänsyn till sekretess, dataskydd och den enskildes integritet.

Tidiga signaler ska inte blandas ihop med arbetsanpassning. Signalerna kan visa att en undersökning behövs, medan arbetsanpassning innebär konkreta individuella åtgärder för en arbetstagare med nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete.

4. Arbetsanpassning utifrån individuella behov

Arbetsgivaren ska fortlöpande ta reda på om någon arbetstagare behöver arbetsanpassning. När ett behov har konstaterats ska arbetsgivaren så snart som möjligt utreda hur anpassningen ska utformas, genomföra den, följa upp resultatet och justera den vid behov. Arbetstagaren ska få möjlighet att medverka i processen.

Arbetsanpassning kan vara tidsbegränsad eller varaktig och exempelvis bestå av:

anpassade arbetsuppgifter eller ändrad arbetsfördelning,
ändrade arbetstider,
anpassad arbetsutrustning eller arbetsplats,
särskilda arbetsinstruktioner,
socialt stöd eller handledning,
successiv återgång till ordinarie arbetsuppgifter.

Åtgärderna behöver utgå från arbetstagarens förutsättningar och verksamhetens arbetsmiljö. Uppgifter om diagnos eller andra hälsodata ska inte spridas till fler än vad som är nödvändigt. Det centrala i arbetsmiljöarbetet är normalt vilka begränsningar och behov som påverkar arbetet, inte detaljerade medicinska uppgifter.

Arbetsanpassning ersätter inte förebyggande åtgärder. Om en individuell situation visar på en generell risk, exempelvis otydliga prioriteringar eller återkommande hög arbetsbelastning, behöver arbetsgivaren även undersöka och åtgärda den organisatoriska nivån.

5. Ledning, chefer och samverkan

Ledningen behöver ange inriktning, fördela arbetsmiljöuppgifter och se till att det finns resurser för arbetet. Chefer som får arbetsmiljöuppgifter behöver känna till reglerna, verksamhetens risker och de interna rutinerna. De behöver också ha mandat att besluta om eller lyfta nödvändiga åtgärder.

Praktiska förutsättningar omfattar bland annat:

tydlig uppgiftsfördelning,
rimligt antal medarbetare och arbetsuppgifter,
tillgång till stöd från HR eller företagshälsovård när den egna kompetensen inte räcker,
forum där risker och åtgärder kan behandlas,
rutiner för att föra olösta frågor vidare i organisationen.

Arbetstagare och skyddsombud ska ges möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet. Samverkan innebär dock inte att arbetsgivarens ansvar flyttas över till skyddsombudet eller arbetstagarna.

6. Kompetensutveckling kopplad till verksamhetens risker

Utbildning och kompetensutveckling kan hjälpa chefer, arbetsledare, skyddsombud och medarbetare att förstå sina roller och använda verksamhetens rutiner. Innehållet behöver anpassas efter arbetsuppgifterna och riskerna.

Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna. Personer som får arbetsmiljöuppgifter behöver dessutom kunskaper om bland annat regler, riskbedömning, åtgärder och hur arbetsförhållanden kan förebygga ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling.

Olika utbildningsformer kan användas beroende på behov:

företagsförlagd utbildning med utgångspunkt i den egna verksamheten,
lärarledd distansutbildning för geografiskt spridda deltagare,
e-learning för introduktion och repetition,
BAM eller annan grundutbildning för chefer och skyddsombud,
fördjupning inom exempelvis SAM, OSA, ergonomi eller arbetsanpassning.

Varken BAM eller en viss utbildningsleverantör är ett generellt lagkrav. Det rättsliga kravet gäller att nödvändiga kunskaper och praktiska förutsättningar finns. En plan för arbetsmiljöutbildning kan användas för att koppla utbildningsbehov till riskbedömningar, förändringar och uppföljning.

7. Organisatoriska och individuella insatser

Organisatoriska och individuella åtgärder fyller olika funktioner. Valet behöver utgå från den risk eller det behov som har identifierats.

Typ av insats	Exempel	När den är relevant
Organisatorisk	Ändrad bemanning, tydligare prioriteringar, nya arbetssätt eller justerad arbetsfördelning	När risken finns i hur arbetet styrs, organiseras eller fördelas
Teknisk eller fysisk	Skyddsutrustning, hjälpmedel, bullerdämpning eller ändrad arbetsplats	När exponering eller fysisk utformning skapar risk
Individuell arbetsanpassning	Anpassade uppgifter, arbetstider, instruktioner eller stöd	När en arbetstagare har ett individuellt behov
Kompletterande individstöd	Handledningssamtal, friskvård eller stresshantering	Som stöd, men inte som ersättning för åtgärder mot riskkällan

Om flera personer har liknande problem behöver arbetsgivaren undersöka om det finns en gemensam organisatorisk eller fysisk orsak. Individuellt stöd kan då kombineras med åtgärder som gäller hela arbetsgruppen eller verksamheten.

8. Digitalisering och AI i arbetsmiljöarbetet

Digitala system kan användas för att samla riskbedömningar, handlingsplaner, tillbud och uppföljningar. En digital arbetsmiljöutbildning kan ge stöd i hur digitala arbetsflöden utformas.

Tekniken förändrar samtidigt arbetsmiljön. När ett digitalt system eller AI-stöd införs behöver arbetsgivaren före förändringen bedöma risker som exempelvis:

ökad arbetsmängd eller högre arbetstakt,
otydlig ansvarsfördelning mellan människa och system,
bristande möjlighet att förstå eller påverka beslut,
störningar, avbrott och tekniska fel,
övervakning och integritetsrisker,
behov av introduktion och ny kompetens,
otydliga gränser mellan arbete och fritid.

Digitala mätvärden ska tolkas tillsammans med annan information och i dialog med berörda arbetstagare. Automatiserade bedömningar bör inte ersätta professionellt omdöme, samtal eller en verksamhetsanpassad riskbedömning.

9. Uppföljning och kontinuerlig förbättring

Uppföljningen ska visa om beslutade åtgärder har genomförts och om de har hanterat den identifierade risken. Det räcker därför inte att enbart räkna aktiviteter, exempelvis genomförda möten eller utbildningar.

Följ i stället upp både genomförandet och arbetsförhållandena:

Är åtgärden genomförd inom beslutad tid?
Har arbetsbelastningen, exponeringen eller säkerhetsrisken förändrats?
Har åtgärden skapat nya risker?
Behöver ansvar, resurser eller tidsplan justeras?
Har berörda arbetstagare och skyddsombud fått lämna synpunkter?

Underlag kan hämtas från riskbedömningar, skyddsronder, arbetsplatsträffar, tillbudsrapporter, olycksutredningar, enkäter och relevanta verksamhetsdata. Personuppgifter ska hanteras varsamt, och små grupper bör inte redovisas på ett sätt som gör individer identifierbara.

En stegvis implementering av systematiskt arbetsmiljöarbete kan ge administrativt stöd. Upplägget behöver alltid anpassas till verksamhetens storlek, risker och organisation.

Den årliga uppföljningen

Arbetsgivaren ska varje år följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen ska kontrollera att arbetet bedrivs enligt föreskrifterna och fungerar som avsett. Om brister upptäcks ska de rättas till. I verksamheter med minst tio arbetstagare ska resultatet dokumenteras skriftligt.

Sammanfattning av insatser

Område	Praktisk inriktning
Förebyggande arbete	Undersök arbetsförhållandena, bedöm risker och åtgärda orsaker innan ohälsa eller olycksfall uppstår.
Tidiga signaler	Ta signaler på allvar, inled dialog och undersök både individuella och organisatoriska omständigheter.
Arbetsanpassning	Utred individuella behov, genomför lämpliga åtgärder och låt arbetstagaren medverka.
Kompetens	Säkerställ att chefer, arbetsledare och arbetstagare har kunskaper som motsvarar uppgifterna och riskerna.
Uppföljning	Kontrollera både att åtgärderna genomförs och att de hanterar den identifierade risken.

Vad som behöver finnas på plats

Hållbara arbetsmiljöinsatser förutsätter att ansvar, befogenheter, kunskaper och resurser hänger ihop. Arbetsmiljöfrågorna behöver behandlas i den ordinarie verksamhetsplaneringen, vid förändringar och i ledningens uppföljning.

En praktisk kontroll är att fråga:

Vet alla hur risker och tillbud rapporteras?
Är det tydligt vem som får besluta om en åtgärd?
Finns tid och resurser för att genomföra beslutade insatser?
Medverkar arbetstagare och skyddsombud innan viktiga beslut fattas?
Följs åtgärderna upp vid en bestämd tidpunkt?
Förs olösta risker vidare till rätt beslutsnivå?

Stärk arbetsmiljökompetensen med Kompetensutveckla

Kompetensutveckla erbjuder arbetsmiljöutbildningar i Stockholm och digitala utbildningsalternativ för bland annat arbetsgivare, chefer och skyddsombud. Det finns även företagsförlagda arbetsmiljöutbildningar som kan planeras utifrån verksamhetens organisation och riskområden.

Inför valet av utbildning bör du kartlägga vilka kunskaper som saknas, vilka arbetsmiljöuppgifter deltagarna har och hur kunskaperna ska användas och följas upp efter utbildningen.

Vanliga frågor

Vad är insatser för hållbar arbetsmiljö?

Det är förebyggande, korrigerande och uppföljande åtgärder som integreras i verksamhetens systematiska arbetsmiljöarbete. Insatserna kan vara organisatoriska, tekniska, fysiska eller individuellt anpassade.

Vad kräver lagen av arbetsgivaren?

Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. Det omfattar bland annat att undersöka arbetsförhållandena, bedöma och dokumentera risker, genomföra åtgärder, upprätta handlingsplaner för sådant som inte görs omedelbart och följa upp arbetsmiljöarbetet varje år.

Hur arbetar man med tidiga signaler?

Ta kontakt tidigt, undersök arbetssituationen och bedöm om det behövs individuella eller organisatoriska åtgärder. En signal är ett underlag för dialog och undersökning, inte ett bevis på en viss orsak eller diagnos.

Varför räcker inte individuella insatser alltid?

Individuellt stöd åtgärdar inte automatiskt risker i bemanning, styrning, arbetstid, teknik eller arbetsfördelning. Om orsaken finns i arbetets organisation behöver arbetsgivaren också vidta organisatoriska åtgärder.

Hur ofta ska arbetsmiljöarbetet följas upp?

SAM ska följas upp varje år. En självskattning kan användas som frivillt stöd, men det finns inget generellt krav på en viss checklista eller metod. Riskbedömningar behöver dessutom göras löpande och inför planerade förändringar som kan påverka arbetsmiljön.

Vad gäller vid minst tio arbetstagare?

Arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och resultatet av den årliga uppföljningen ska dokumenteras skriftligt när verksamheten har minst tio arbetstagare. Skriftliga riskbedömningar och handlingsplaner krävs oavsett antalet arbetstagare.