Det viktigaste: Kartlägg vad arbetsuppgifterna kräver, jämför med befintlig kompetens och planera insatser med ansvar, tid och uppföljning. Metoden nedan är ett praktiskt förslag som du anpassar till verksamheten.
En kompetensutvecklingsplan beskriver vilka kunskaper och färdigheter ni behöver utveckla, hur det ska ske och hur ni följer upp arbetet. Här får du en kompetensutvecklingsplan steg för steg för chefer, från nuläge till uppföljning. IUC Värmland beskriver strategisk kompetensplanering som ett sätt att koppla verksamhetens mål till framtida kompetensbehov.
1. Kartlägg arbetsuppgifter och nuvarande kompetens
Beskriv vad rollen behöver kunna
Börja med arbetsuppgifterna. Vilka moment ska medarbetaren kunna utföra, i vilka situationer behövs stöd och vilka kunskaper krävs för ett säkert arbete? Skilj mellan önskvärd utveckling och sådant som måste finnas innan en arbetsuppgift får utföras.
Välj ett hanterbart antal områden. En extern guide till kompetenskartläggning föreslår 8–15 områden, men det är ett metodförslag, inte ett krav eller en gräns som passar alla roller. Anpassa omfattningen efter uppgifterna.
Ta med utbildning, praktisk erfarenhet och förmågan att använda kunskapen i arbetet. Moderskeppets genomgång av kompetenskartläggning beskriver olika perspektiv på kompetens. Ett kursintyg och erfarenhet av ett moment ger olika slags underlag; båda behöver bedömas mot den aktuella uppgiften.
Kombinera självskattning med konkreta exempel
Be medarbetaren beskriva vad hen kan göra självständigt, vad hen behöver hjälp med och vad hen vill utveckla. Följ upp i ett samtal och använd exempel från arbetet. Självskattning är ett diskussionsunderlag, inte ett objektivt provresultat. Varken medarbetarens eller chefens bedömning bör användas okritiskt.
Du kan använda en enkel skala, exempelvis 1 = behöver introduktion, 2 = utför med stöd, 3 = utför självständigt och 4 = kan handleda andra. Beskriv nivåerna för varje arbetsuppgift så att samma siffra inte betyder olika saker för olika personer.
Sammanställ en kompetensmatris
Följande är ett illustrativt exempel med påhittade nivåer. Matrisen ska hjälpa dig att planera utveckling och ersätter inte särskilda krav på utbildning, instruktioner eller behörighet.
| Kompetensområde | Medarbetare A | Medarbetare B | Medarbetare C |
|---|---|---|---|
| Riskbedömning | 3 | 1 | 2 |
| Kundkommunikation | 4 | 3 | 1 |
| Processdokumentation | 2 | 4 | 2 |
| Ledarskap | 1 | 2 | 4 |
Jämför nuläget med vad respektive roll behöver. Om bara en person behärskar en viktig uppgift kan du behöva planera introduktion eller handledning för fler.
2. Prioritera kompetensbehoven
Bedöm konsekvenserna av ett kompetensgap, hur brådskande det är och vilken insats som behövs. En extern genomgång av kompetensgap tar upp verksamhetens behov och sårbarhet som perspektiv. Använd sådana metoder som stöd, inte som färdiga svar för din arbetsplats.
- Vilka arbetsuppgifter påverkas av gapet?
- Finns risk för ohälsa, olycksfall eller att ett krav inte uppfylls?
- Vad händer om den enda personen med kunskapen är frånvarande?
- Vilka åtgärder behövs nu, och vad kan planeras över längre tid?
En matris med betydelse och insats kan ge överblick. Den är en möjlig planeringsmetod. Allvarliga arbetsmiljörisker får inte skjutas åt sidan för att en annan insats är billigare eller enklare.
| Betydelse | Insats | Möjligt nästa steg |
|---|---|---|
| Hög | Liten | Planera genomförandet skyndsamt |
| Hög | Stor | Säkra resurser och hantera risken under tiden |
| Lägre | Liten | Samordna med andra utvecklingsinsatser |
| Lägre | Stor | Bedöm behovet innan beslut |
3. Välj insats och fördela ansvar
Välj metod utifrån vad medarbetaren behöver kunna. En kurs kan ge grundkunskaper, handledning kan ge möjlighet att öva och tydligare instruktioner kan behövas för hur arbetet ska utföras. Brist på tid, mandat eller utrustning kan kräva organisatoriska åtgärder snarare än mer utbildning.
- Utbildning: jämför kursens innehåll och eventuella praktiska moment med behovet.
- Handledd träning: ange vem som handleder och hur ni avgör när uppgiften kan utföras självständigt.
- Intern kunskapsöverföring: avsätt tid både för den som lär ut och den som lär sig.
- Rekrytering eller extern hjälp: överväg detta när nödvändig kompetens inte finns tillgänglig.
Enligt AFS 2023:1, 9–10 §§ ska arbetsgivaren säkerställa tillräcklig kompetens för fördelade arbetsmiljöuppgifter och tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna. Vid allvarliga risker krävs aktuella skriftliga instruktioner. En allmän kompetensplan eller ett kursintyg ersätter inte detta.
Gör planen möjlig att genomföra
Ange mål, deltagare, ansvarig, metod, tidsåtgång, resurser och uppföljningsdatum. Ett mål kan exempelvis vara att medarbetaren kan genomföra ett bestämt moment enligt instruktionen och förklara när stöd behövs. Detta är ett exempel, inte ett löfte om resultat.
Koppla planen till er verksamhetsplanering. Kontrollera också vem som fattar beslut om extra tid eller ändrat upplägg om insatsen inte kan genomföras som tänkt.
4. Följ upp både genomförande och tillämpning
Boka uppföljningen när du planerar insatsen. Fråga vad som genomförts, vad medarbetaren kan använda och vilket stöd som återstår. Samtal, observation av arbetsmoment och genomgång av arbetsresultat kan ge olika slags underlag.
Om du jämför resultat före och efter en insats behöver du även beakta andra förändringar. Färre fel eller kortare ledtider bevisar inte i sig att just utbildningen orsakat förändringen.
Saribas artikel om kompetensutveckling och HR-system ger ett leverantörsperspektiv på digitalt stöd. Du kan också använda en enklare sammanställning. Välj ett verktyg där ansvar, status och nästa uppföljning går att hitta.
- Stäm av utvecklingsbehov vid medarbetarsamtal.
- Följ upp prioriterade insatser i ett befintligt chefsmöte.
- Uppdatera vid ändrade arbetsuppgifter, nya arbetssätt eller nya krav.
- Ompröva insatsen när målet inte nås; kontrollera även förutsättningarna att använda kunskapen.
En årlig genomgång av kompetensplanen kan vara en praktisk rutin. Det är ett planeringsförslag och ska inte blandas ihop med kravet på årlig uppföljning av hela det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Förankra planen hos chefer och medarbetare
Låt HR stödja metoden och tydliggör vem som ansvarar för genomförandet i varje del av verksamheten. Diskutera behov och prioriteringar med medarbetarna. Du kan också läsa om kompetensutveckling för chefer som underlag för det egna utvecklingsarbetet.
Välj utbildning utifrån det kartlagda behovet
Kompetensutveckla erbjuder bland annat arbetsmiljöutbildningar i Stockholm. När du vill anpassa innehållet till den egna verksamheten kan du läsa om företagsanpassade arbetsmiljöutbildningar. Jämför målgrupp, innehåll och utbildningsform med kompetensplanen innan du bokar. Planera även hur deltagaren får tillämpa kunskaperna efter kursen.
Vanliga frågor om kompetensutvecklingsplaner
Vad bör planen innehålla?
Beskriv nuläge, behov, mål, insats, ansvarig, resurser och datum för genomförande och uppföljning. Anpassa detaljnivån efter uppgiften.
Hur många områden ska kartläggningen omfatta?
Så många som behövs för att beskriva relevanta arbetsuppgifter. Ett visst antal är ett metodval, inte ett generellt lagkrav.
Hur prioriterar du?
Utgå från risker, krav och verksamhetens behov. Använd en matris som stöd utan att låta låga kostnader väga tyngre än nödvändiga säkerhetsåtgärder.
Hur ofta behöver planen uppdateras?
Bestäm en rutin och uppdatera även när arbetsuppgifter eller behov förändras. En årlig genomgång kan vara ett tillfälle; vissa behov kräver tätare uppföljning.