Mätning av arbetsmiljöklimat hjälper dig att undersöka fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden på arbetsplatsen. Här får du stöd för att välja metoder, hantera integritet, tolka resultat och föra in underlaget i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Text: Redaktionen – Kompetensutveckla.se
Innehållsförteckning
- Rättslig grund och systematiskt arbetsmiljöarbete
- Vad är mätning av arbetsmiljöklimat?
- Planera mätningen
- Metoder och mätinstrument
- Tolka och analysera resultat
- Från underlag till åtgärder
- Utbildning inom arbetsmiljö
- Vanliga frågor
- Rekommenderad läsning
Rättslig grund och systematiskt arbetsmiljöarbete
Mätning av arbetsmiljöklimat är inte ett fristående lagkrav eller en ersättning för arbetsgivarens riskbedömning. Den kan däremot vara en del av arbetet med att undersöka arbetsmiljön och samla in underlag för fortsatt dialog.
Enligt AFS 2023:1 ska arbetsgivaren regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena och bedöma riskerna för ohälsa och olycksfall. Riskbedömningarna ska dokumenteras skriftligt. Arbetsgivaren ska också genomföra nödvändiga åtgärder och kontrollera om åtgärderna fungerar som avsett. Det systematiska arbetsmiljöarbetet omfattar fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden.
AFS 2023:2 reglerar bland annat organisatoriska och sociala arbetsmiljöfrågor som arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling. En mätning kan ge indikationer inom dessa områden, men resultaten behöver bedömas tillsammans med annan information om verksamheten.
Du kan läsa mer om hur undersökning, riskbedömning, åtgärder och uppföljning hänger samman i guiden om att implementera systematiskt arbetsmiljöarbete steg för steg.
Vad är mätning av arbetsmiljöklimat?
Arbetsmiljöklimat beskriver hur medarbetare uppfattar förhållandena på arbetsplatsen. Begreppet är bredare än allmän trivsel och kan omfatta hur arbetet organiseras, hur samarbetet fungerar och hur den fysiska miljön upplevs.
Ett användbart upplägg tar hänsyn till flera delar av arbetsmiljön:
- Fysiska förhållanden: exempelvis buller, belysning, temperatur, ergonomi, lokaler och exponering för riskkällor.
- Organisatoriska förhållanden: exempelvis arbetsbelastning, ansvar, befogenheter, resurser, prioriteringar, återhämtning och arbetstidens förläggning.
- Sociala förhållanden: exempelvis samarbete, stöd, bemötande, delaktighet, konflikter och risker för kränkande särbehandling.
En enskild fråga eller indikator ger sällan tillräckligt underlag för att bedöma arbetsmiljörisker. Därför behöver du sätta svaren i relation till arbetsuppgifter, arbetssätt, förändringar och andra kända förhållanden i verksamheten. Karolinska Institutets information om sin medarbetarundersökning är ett exempel på hur en organisation beskriver ett sådant undersökningsarbete.
Planera mätningen
Börja med att formulera varför undersökningen genomförs och hur resultaten ska användas. Syftet påverkar vilka frågor och metoder som är relevanta. Det bör också vara tydligt vem som ansvarar för genomförande, analys, återkoppling och fortsatt hantering inom arbetsmiljöarbetet.
| Planeringsområde | Frågor att ta ställning till |
|---|---|
| Syfte | Vilka arbetsmiljöförhållanden behöver du undersöka och varför? |
| Målgrupp | Vilka delar av verksamheten omfattas, och finns det grupper som riskerar att förbises? |
| Metod | Behövs enkät, dialog, observation, teknisk mätning eller en kombination? |
| Ansvar | Vem samlar in underlaget, analyserar det och beslutar om fortsatt hantering? |
| Återkoppling | När och på vilket sätt får medarbetarna information om resultat och nästa steg? |
| Uppföljning | Hur kontrollerar du beslutade åtgärder och följer förändringar över tid? |
Integritet och dataskydd
Utlova inte anonymitet om undersökningens tekniska eller organisatoriska upplägg inte gör det möjligt att säkerställa den. Även sammanställda uppgifter kan ibland röja en person, särskilt i små grupper eller när fritextsvar innehåller identifierande detaljer.
Planera därför för dataminimering och samla bara in de uppgifter som behövs för det angivna syftet. Informera deltagarna tydligt om vilka uppgifter som samlas in, hur de används, vem som får åtkomst och hur länge de sparas. Begränsa åtkomsten och utforma rapporteringen så att små grupper eller enskilda personer inte kan identifieras. Var särskilt försiktig med fritextsvar och uppgifter som kan röra hälsa eller andra känsliga förhållanden.
Metoder och mätinstrument
Det finns ingen metod som passar alla arbetsplatser eller frågeställningar. Enkäter är en möjlig metod, men de ersätter varken riskbedömning, medverkan eller dialog med medarbetare och skyddsorganisation.
Enkäter
En enkät kan användas för att samla in upplevelser från många medarbetare på ett enhetligt sätt. Frågorna bör vara tydliga, relevanta för verksamheten och möjliga att agera på. Om du vill jämföra utvecklingen över tid behöver centrala frågor och svarsalternativ vara tillräckligt stabila mellan mättillfällena.
Öppna frågor kan ge viktig kontext, men de kräver försiktig hantering eftersom svaren kan innehålla personuppgifter eller uppgifter som gör en medarbetare identifierbar. Formulera inte heller frågor så att de efterfrågar mer känslig information än vad syftet kräver.
Dialog och kvalitativa metoder
Arbetsplatsträffar, intervjuer, fokusgrupper och strukturerade samtal kan hjälpa dig att förstå hur arbetsförhållanden uppstår och vilka situationer som behöver undersökas närmare. De kan även göra det lättare att skilja mellan ett generellt problem och en risk som är knuten till en viss arbetsuppgift eller organisatorisk förändring.
Observationer och fysiska mätningar
Skyddsronder, arbetsplatsobservationer och tekniska mätningar kan behövas för att bedöma den fysiska arbetsmiljön. Vilken metod du väljer beror på riskkällan. Upplevelsebaserade svar om exempelvis buller eller temperatur kan visa att ett område behöver undersökas, men de ersätter inte alltid en relevant teknisk bedömning.
Verksamhetsdata
Uppgifter om tillbud, arbetsskador, sjukfrånvaro, personalomsättning och arbetstid kan ge kompletterande underlag. Sådana uppgifter visar dock inte automatiskt orsaken till ett problem. De behöver analyseras med hänsyn till arbetsförhållandena och utan att enskilda personer röjs.
Tolka och analysera resultat
Analysen bör utgå från undersökningens syfte och från de faktiska arbetsförhållandena. Undvik att reducera hela arbetsmiljön till ett sammanvägt värde. Ett övergripande resultat kan dölja skillnader mellan exempelvis arbetsbelastning, rolltydlighet, stöd och fysisk arbetsmiljö.
Du kan strukturera analysen i temaområden:
| Temaområde | Exempel på vad du undersöker |
|---|---|
| Arbetsorganisation | Krav, resurser, prioriteringar, ansvar, befogenheter och återhämtning. |
| Ledning och stöd | Tydlighet, återkoppling, stöd i arbetet och möjligheter att lyfta problem. |
| Social arbetsmiljö | Samarbete, bemötande, konflikter, delaktighet och kränkande särbehandling. |
| Fysisk arbetsmiljö | Ergonomi, buller, belysning, lokaler, utrustning och andra fysiska riskkällor. |
Jämför resultat över tid endast när metoder, frågor och målgrupper är tillräckligt jämförbara. Dokumentera förändringar i organisationen, arbetsuppgifterna och mätupplägget, eftersom sådana förändringar kan påverka resultatet. Var försiktig med jämförelser mellan små grupper och externa riktvärden som inte speglar den egna verksamheten.
Ett lågt eller avvikande resultat är inte i sig en färdig riskbedömning. Det är en signal som kan behöva undersökas genom dialog, observationer eller annan kompletterande information. På samma sätt innebär ett positivt resultat inte att alla risker kan uteslutas.
Från underlag till åtgärder
När analysen är klar behöver du koppla resultaten till det systematiska arbetsmiljöarbetet. En lämplig arbetsgång är att:
- återkoppla resultatet på en nivå som ger användbar information utan att röja individer eller små grupper,
- föra dialog med berörda medarbetare och skyddsombud om möjliga orsaker och behov av fördjupad undersökning,
- bedöma riskerna och dokumentera riskbedömningen skriftligt,
- besluta om åtgärder som riktas mot orsaker i arbetets organisation, utformning eller genomförande,
- fördela ansvar och ange tidplan för genomförandet, och
- kontrollera åtgärderna och avgöra om ytterligare insatser behövs.
Åtgärder bör i första hand inriktas på arbetsförhållandena och inte lägga ansvaret för organisatoriska problem på den enskilda medarbetaren. Om undersökningen exempelvis visar tecken på hög arbetsbelastning behöver du granska krav, resurser, prioriteringar, bemanning, arbetssätt och möjligheter till återhämtning.
Planera gärna tidpunkter för återkoppling och dialog redan innan undersökningen genomförs. Det skapar tydlighet om processen, men innebär inte att resultaten på förhand kan kopplas till en viss åtgärd. Riskbedömningen och dialogen avgör vad som är relevant i den aktuella verksamheten.
Du hittar fler råd om delaktighet i vägledningen om att engagera medarbetare i arbetsmiljöarbetet.
Utbildning inom arbetsmiljö
Kunskap om systematiskt arbetsmiljöarbete och organisatorisk och social arbetsmiljö kan underlätta när du planerar undersökningar, bedömer risker och följer upp åtgärder. Kompetensutveckla erbjuder arbetsmiljöutbildningar för bland annat chefer, arbetsledare och skyddsombud.
Det finns även företagsförlagda arbetsmiljöutbildningar som kan anpassas efter verksamhetens roller och förutsättningar.
Vanliga frågor
Vad menas med arbetsmiljöklimat?
Arbetsmiljöklimat är ett samlingsbegrepp för hur medarbetare uppfattar fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden på arbetsplatsen. Begreppet är inte en ersättning för att undersöka konkreta riskkällor.
Hur ofta bör arbetsmiljöklimatet undersökas?
AFS 2023:1 anger att arbetsmiljöförhållandena ska undersökas regelbundet. Hur ofta och med vilka metoder beror på verksamhetens risker, förändringar och behov. Undersökningar kan också behövas när verksamheten förändras eller när nya risker uppmärksammas.
Vilken metod passar bäst?
Valet beror på vad du behöver undersöka. Enkäter kan ge bredd, medan dialoger och observationer kan ge sammanhang. Tekniska mätningar kan behövas för vissa fysiska risker. Ofta är en kombination av metoder lämplig.
Är en medarbetarenkät en riskbedömning?
Nej. En enkät kan vara en del av undersökningen och ge underlag för fortsatt arbete. Arbetsgivaren behöver därefter bedöma vilka risker som finns, dokumentera riskbedömningen skriftligt, vidta åtgärder och kontrollera dem.
Kan du lova deltagarna anonymitet?
Du bör bara använda begreppet anonymitet om det faktiskt är omöjligt att identifiera deltagarna utifrån insamlade uppgifter och rapportering. I andra fall behöver du beskriva integritetsskyddet korrekt och informera om åtkomst, användning, lagring och rapportering.
Hur undviker du att resultatet stannar i en rapport?
Koppla undersökningen till en planerad process för återkoppling, dialog, riskbedömning, beslut om åtgärder och uppföljning. Fördela ansvar och dokumentera vad som ska göras och när åtgärderna ska kontrolleras.