Text: Redaktionen – Kompetensutveckla.se
Fortbildning för yrkesverksamma behöver planeras utifrån arbetsuppgifter, verksamhetsmål, förändringar och identifierade risker. Det handlar inte om att boka så många kurser som möjligt, utan om att avgöra vilken kunskap som behövs, vem som behöver den och hur den ska användas i arbetet.
Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter ställer krav på kunskaper i arbetsmiljöarbetet, men det innebär inte att all fortbildning är obligatorisk. Kraven behöver bedömas i förhållande till verksamheten, arbetsuppgifterna, riskerna och det ansvar som olika personer har.
Kort sammanfattning:
- Kartlägg behov innan du väljer kurs eller utbildningsform.
- Koppla fortbildningen till arbetsuppgifter, risker och verksamhetsmål.
- Säkerställ tillräckliga kunskaper och rätt kompetens för arbetsmiljöuppgifter.
- Planera tid för förberedelser, deltagande och tillämpning.
- Följ upp vad deltagaren kan använda efter utbildningen.
- Gör en separat skattebedömning när arbetsgivaren bekostar utbildning.
Varför behöver fortbildning planeras?
Behovet av fortbildning kan uppstå när lagstiftning ändras, nya arbetsmetoder införs, riskbedömningar visar kunskapsbrister eller en medarbetare får nya arbetsuppgifter. Även tekniska system, kundkrav och förändrad organisation kan göra att befintliga kunskaper behöver uppdateras.
En planerad insats gör det lättare att skilja mellan olika behov. Ibland behövs en kurs, men i andra fall passar handledning, instruktion, arbetsrotation, kollegialt lärande eller praktisk träning bättre. Cedefop och EU beskriver kontinuerligt lärande som något som kan ske under hela arbetslivet och i både formella, icke-formella och informella former.
Fortbildning kan bidra till att medarbetare hanterar sina uppgifter på ett mer enhetligt och välgrundat sätt. Resultatet beror dock på utbildningens relevans, deltagarnas förutsättningar och möjligheten att tillämpa kunskapen. Generella löften om produktivitet, karriärutveckling eller ekonomisk avkastning bör därför undvikas.
Som kompletterande omvärldsbevakning finns artiklar om kompetensutveckling hos Kollega och om chefers perspektiv hos Dagens PS. Sådana sekundärkällor kan ge uppslag, men verksamhetens beslut bör bygga på den egna behovsanalysen och relevanta primärkällor.
Avgränsa fortbildningen från andra utvecklingsinsatser
Fortbildning avser normalt lärande som uppdaterar, fördjupar eller breddar kunskaper inom ett befintligt yrkesområde. Vidareutbildning innebär ofta ett mer omfattande steg mot en ny nivå, roll eller formell kvalifikation. Kompetensutveckling är ett bredare samlingsbegrepp som även omfattar exempelvis mentorskap, introduktion och lärande i det dagliga arbetet.
En extern beskrivning av hur begreppen kan användas kan fungera som orientering, men orden används inte alltid på samma sätt av arbetsgivare, utbildningsanordnare och myndigheter. Utgå därför från vilket problem som ska lösas i stället för från utbildningens benämning.
| Insats | När den kan passa | Exempel |
|---|---|---|
| Fortbildning | När befintlig yrkeskunskap behöver uppdateras eller fördjupas | Arbetsmiljö, nya regler, metoder eller system |
| Vidareutbildning | När medarbetaren behöver en ny eller högre formell kvalifikation | Högskolekurs, examen eller längre yrkesutbildning |
| Arbetsplatslärande | När kunskapen bäst utvecklas nära arbetsuppgiften | Handledd träning, mentorskap eller arbetsrotation |
| Instruktion | När en avgränsad uppgift ska utföras på ett bestämt och säkert sätt | Genomgång av utrustning, rutin eller skyddsåtgärd |
Så planerar du fortbildning för yrkesverksamma
1. Kartlägg nuläget
Börja med arbetsuppgifterna och verksamhetens faktiska behov. Underlag kan hämtas från riskbedömningar, tillbudsrapportering, förändringar i verksamheten, utvecklingssamtal, revisioner och introduktion av ny teknik.
Frågor som hjälper kartläggningen är:
- Vilka uppgifter ska personen kunna utföra?
- Vilka kunskaper och praktiska färdigheter krävs?
- Finns det risker som förutsätter särskild instruktion eller utbildning?
- Vad kan personen redan och vad behöver kompletteras?
- Behöver kunskapen dokumenteras genom intyg eller annan verifiering?
2. Prioritera behoven
Alla kunskapsluckor behöver inte hanteras samtidigt. Prioritera sådant som berör säkerhet, rättsliga krav, förändrade arbetsuppgifter och verksamhetskritiska moment. Därefter kan du väga in långsiktig yrkesutveckling och kommande kompetensbehov.
3. Formulera användbara mål
Ett mål bör beskriva vad deltagaren ska kunna göra efter insatsen. Formuleringen ”delta i en arbetsmiljökurs” beskriver en aktivitet. ”Kunna medverka i undersökning, riskbedömning och uppföljning av åtgärder” beskriver i stället vilken förmåga verksamheten behöver.
4. Välj utbildningsform
Digital självstudie passar när innehållet är tydligt avgränsat och deltagaren behöver flexibilitet. Lärarledd distansutbildning kan vara lämplig när det behövs frågor och diskussion. Fysisk utbildning passar ofta bättre när deltagarna ska öva praktiska moment eller arbeta med verksamhetens egna situationer.
En kombination kan vara mest ändamålsenlig: teori före utbildningstillfället, gemensam problemlösning under utbildningen och praktisk tillämpning på arbetsplatsen efteråt.
5. Fördela ansvar och resurser
Bestäm vem som beställer insatsen, vem som godkänner tid och kostnad, vem som följer upp och vilket ansvar deltagaren har. Det behöver också finnas tid för förberedelser och tillämpning. Läs mer om tydliga roller vid utbildning.
Kunskap och kompetens i arbetsmiljöarbetet
Enligt 3 kap. arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren vidta de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. Arbetsgivaren ska också systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten samt se till att arbetstagaren får god kännedom om arbetsförhållanden och risker.
AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete preciserar bland annat att personer som får arbetsmiljöuppgifter ska ha tillräckliga kunskaper om regler, risker och förebyggande åtgärder. De ska även ha den kompetens och de resurser som behövs för uppgifterna. Vilken utbildning som är lämplig beror på uppdraget och verksamhetens risker.
Det betyder inte att all fortbildning är ett lagkrav eller att en viss generell kurs alltid är tillräcklig. Arbetsgivaren behöver bedöma vilka kunskaper som krävs i den egna verksamheten. En kurs kan vara en del av lösningen, men kan behöva kombineras med lokala rutiner, instruktioner och praktisk erfarenhet.
Bedöm skatten när arbetsgivaren betalar
Arbetsgivarbetald utbildning kan vara skattefri för medarbetaren när den har samband med arbetsuppgifterna och är till nytta i anställningen. Om utbildningen däremot främst har karaktär av en privat förmån eller saknar tillräckligt samband med arbetet kan den vara skattepliktig.
Det går därför inte att utgå från att all fortbildning är skattefri. Bedömningen behöver göras utifrån utbildningens innehåll, syfte och koppling till anställningen. Dokumentera gärna varför utbildningen behövs och vilket verksamhetsbehov den möter.
En översikt finns i FAR:s material om beskattning av utbildning. Vid osäkerhet bör du kontrollera aktuella regler hos Skatteverket eller ta hjälp av sakkunnig.
Vanliga hinder och hur du hanterar dem
- Tidsbrist: Lägg utbildning, förberedelser och uppföljning i bemannings- och verksamhetsplaneringen.
- Otydligt syfte: Beskriv vilket arbetsproblem eller kompetensbehov insatsen ska hantera.
- Fel utbildningsnivå: Kontrollera deltagarnas förkunskaper innan du beställer samma upplägg till alla.
- Svag koppling till arbetet: Använd egna rutiner, risker och situationer som underlag när det är möjligt.
- Ojämn tillgång: Anpassa tid och format för skiftarbete, distansarbete och olika tillgänglighetsbehov.
- Ingen möjlighet att tillämpa kunskapen: Bestäm redan före kursen vilka arbetsuppgifter deltagaren ska använda den nya kunskapen i.
Branschtexter kan ge exempel på hur fortbildning diskuteras inom olika yrken. Det finns bland annat material om fortbildning för lärare och en debattartikel om läkares fortbildning. Sådana texter beskriver sektorsspecifika perspektiv och ersätter inte en bedömning av reglerna för den egna verksamheten.
Gör kontinuerligt lärande till en del av arbetet
Kontinuerligt lärande blir mer hanterbart när det ingår i ordinarie planering. Det kan innebära att kompetensbehov tas upp vid verksamhetsförändringar, riskbedömningar, utvecklingssamtal och årlig planering.
På sidan om kompetensutveckling finns ytterligare material om hur lärande kan organiseras. Som extern omvärldsbevakning finns även en artikel om personalutbildning ur ett chefsperspektiv.
| Del i planeringen | Exempel på dokumentation | Ansvar |
|---|---|---|
| Behovsanalys | Arbetsuppgift, risk eller förändring som motiverar insatsen | Chef i dialog med medarbetare och berörda funktioner |
| Mål | Kunskap eller förmåga som ska kunna användas | Chef och deltagare |
| Genomförande | Utbildningsform, tid, tillgänglighet och kostnad | Beställare och chef |
| Uppföljning | Tillämpning, behov av stöd och kvarstående kunskapsluckor | Chef och deltagare |
Följ upp användningen, inte bara deltagandet
Ett kursintyg visar att någon har deltagit eller klarat ett visst moment, men inte alltid hur kunskapen används i arbetet. Uppföljningen bör därför anpassas till utbildningens mål.
Du kan exempelvis följa upp genom att:
- låta deltagaren beskriva hur kunskapen ska användas i en aktuell arbetsuppgift,
- observera ett praktiskt moment där det är lämpligt,
- gå igenom en riskbedömning, rutin eller handlingsplan som deltagaren har arbetat med,
- kontrollera om ytterligare instruktion, handledning eller repetition behövs,
- uppdatera verksamhetens kompetensöversikt.
Undvik att enbart använda övergripande resultatmått. Tillbud, kvalitet eller handläggningstider påverkas ofta av flera faktorer. Uppföljningen bör därför kombinera verksamhetsdata med en konkret bedömning av den kunskap och förmåga som utbildningen avsåg.
Checklista för fortbildningsplanen
- Beskriv arbetsuppgiften, förändringen eller risken som skapar behovet.
- Kartlägg deltagarens befintliga kunskaper och praktiska erfarenhet.
- Kontrollera om det finns särskilda rättsliga, avtalsmässiga eller branschspecifika krav.
- Formulera vad deltagaren ska kunna göra efter insatsen.
- Välj kurs, handledning eller annan lärform utifrån målet.
- Avsätt arbetstid och säkerställ tillgänglighet.
- Dokumentera ansvar, kostnad och skälet till arbetsgivarens finansiering.
- Bestäm hur och när kunskapen ska följas upp.
- Planera repetition när arbetsuppgiften eller riskbilden kräver det.
Planera arbetsmiljöfortbildning med Kompetensutveckla
Kompetensutveckla erbjuder arbetsmiljöutbildningar i Stockholm samt digitala utbildningsalternativ. Om flera personer har liknande behov kan en företagsförlagd arbetsmiljöutbildning anpassas till verksamhetens förutsättningar. Innan du väljer upplägg bör du precisera målgrupp, arbetsmiljörisker, förkunskaper och önskad tillämpning.
Vanliga frågor
Vad skiljer fortbildning från vidareutbildning?
Fortbildning uppdaterar eller fördjupar normalt kunskaper inom ett befintligt yrkesområde. Vidareutbildning är ofta mer omfattande och kan leda till en ny roll, nivå eller formell kvalifikation. Gränsen är inte alltid skarp, så utgå från insatsens syfte och omfattning.
Är fortbildning ett lagkrav?
Inte generellt. Det finns däremot regler som kräver att arbetsgivaren säkerställer nödvändiga kunskaper, instruktioner och kompetens för vissa arbetsuppgifter och för arbetsmiljöarbetet. Vilken utbildning som behövs avgörs utifrån uppgifterna, riskerna och tillämpliga regler.
Är arbetsgivarbetald fortbildning alltid skattefri?
Nej. Utbildning med tydligt samband till arbetsuppgifterna och nytta i anställningen kan vara skattefri, medan utbildning av huvudsakligen privat karaktär kan vara skattepliktig. En bedömning behöver göras i varje enskilt fall.
Vilken utbildningsform passar bäst?
Det beror på målet. Självstudier ger flexibilitet, lärarledd distansutbildning möjliggör dialog och fysisk utbildning lämpar sig ofta för praktiska moment. Ett kombinerat upplägg kan vara lämpligt när både teori och tillämpning behövs.
Hur följer du upp fortbildning?
Utgå från det mål som formulerades före utbildningen. Följ upp om deltagaren kan använda kunskapen i relevanta arbetsuppgifter och om det behövs ytterligare instruktion, träning eller stöd. Bedöm inte insatsen enbart utifrån kursdeltagande eller ett generellt verksamhetsmått.