RUTIN FÖR ARBETSMILJÖARBETE

Att ha en tydlig rutin för arbetsmiljö är inte bara en rekommendation, det är en skyldighet som följer av lag. En välformulerad rutin säkerställer att aktiviteten utförs på det sätt som det är tänkt och likadant av alla organisationen. Rutinen säkerställer att arbetsmiljöarbetet inte blir slumpmässigt eller beroende av enskilda individers initiativ, utan att det sker systematiskt, strukturerat och kontinuerligt.

I AFS 2023:1 – Systematiskt arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar framgår det tydligt i §8 att arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner som beskriver:

• När och hur arbetsmiljöarbetet ska genomföras.
• Vem som ansvarar för att det genomförs.
• Vilka som ska medverka i arbetet.

Rutinerna ska vara skriftliga om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten och måste hållas aktuella samt vara kända av alla berörda. Avsaknad av fungerande rutiner innebär risk för både sanktionsavgifter och allvarliga brister i arbetsmiljön.

Vill du ta del av färdiga exempel på rutiner som kan användas i arbetsmiljöarbetet? Se våra arbetsmiljörutiner.

Rutin för arbetsmiljö, grundpelare i det systematiska arbetsmiljöarbetet

Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) innebär att man undersöker, riskbedömer, åtgärdar och följer upp arbetsmiljön på ett planerat sätt. Här är rutiner själva grunden som gör det möjligt att skapa struktur och säkerställa att inget steg glöms bort.

Exempel på viktiga arbetsmiljörutiner:

• Riskbedömningar – Rutinen anger när och hur riskbedömningar ska genomföras, dokumenteras och följas upp.
• Åtgärdsplaner – Rutinen säkerställer att åtgärder planeras, utförs och kontrolleras.
• Arbetsanpassning och rehabilitering – Rutinen beskriver hur arbetsgivaren ska agera vid behov av anpassning för en arbetstagare.
• Olycksfall och tillbud – Rutinen säkerställer att incidenter rapporteras, utreds och förebyggs.
• Introduktion av ny personal – Rutinen garanterar att nyanställda får korrekt arbetsmiljöinformation från start.
• När dessa rutiner finns på plats och är en del av vardagen minskar risken för missförstånd, dubbelarbete och allvarliga arbetsmiljöproblem.

Varför lagkravet på rutiner är så viktigt

Enligt AFS 2023:1 är rutiner inte ett val, de är en av hörnstenarna i arbetsmiljöarbetet. Syftet är att arbetsmiljöfrågorna ska hanteras på ett enhetligt sätt och att alla som arbetar i verksamheten ska veta vad som gäller.

Det finns flera anledningar till att lagstiftaren har gjort rutiner till ett krav:

• Förebyggande arbete – Rutiner gör det möjligt att agera innan problem uppstår.
• Kvalitetssäkring – Alla vet hur arbetsmiljöarbetet ska gå till, vilket minskar risken för fel.
• Tydlig ansvarsfördelning – Det framgår vem som ska göra vad och när.
• Spårbarhet – Vid en granskning kan man visa att arbetsmiljöarbetet bedrivits enligt plan.
• Att sakna rutiner kan leda till förelägganden, förbud och sanktionsavgifter – men framför allt kan det innebära en ökad risk för olyckor, ohälsa och lägre trivsel på arbetsplatsen.

Rutiner för arbetsmiljö skapar trygghet och tydlighet

En väl utformad rutin för arbetsmiljö skapar trygghet för både arbetsgivare och medarbetare. Alla vet vad som gäller, vilket minskar osäkerhet och risken för fel.

Detta är särskilt viktigt vid akuta situationer som olyckor eller allvarliga tillbud. Då fungerar rutinen som en handlingsplan som snabbt kan följas utan tvekan.

Rutiner bidrar också till rättssäkerhet. Vid en tvist eller myndighetsgranskning kan arbetsgivaren visa att det finns dokumenterade processer och att dessa har följts.

SAM – verktyget som håller ihop arbetsmiljöarbetet

Systematiskt arbetsmiljöarbete är ramen som rutinerna byggs inom. Genom att följa SAM-processen, undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp, säkerställs att arbetsmiljöarbetet blir både förebyggande och långsiktigt.

Utan rutiner blir det svårt att uppfylla kraven i AFS 2023:1. Med rutiner på plats blir det istället möjligt att integrera arbetsmiljöfrågorna i den dagliga verksamheten, på samma sätt som man arbetar med produktion, ekonomi och kvalitet.

Utbildning i SAM– nyckeln till fungerande rutiner

För att rutinerna ska vara effektiva krävs det att alla berörda förstår dem och vet hur de ska tillämpas i praktiken. Här är utbildning en avgörande faktor.

En SAM-utbildning ger kunskap om hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas enligt AFS 2023:1 och hur rutiner tas fram, dokumenteras och implementeras.

Under en SAM-utbildning får du bland annat lära dig:

• Hur rutiner för arbetsmiljö utformas och införs på rätt sätt.
• Hur rutiner kan anpassas till verksamhetens unika behov.
• Hur uppföljning och förbättring av rutinerna sker kontinuerligt.

Utbildning säkerställer också att nya medarbetare snabbt förstår hur arbetsmiljöarbetet är organiserat.

Rutin för arbetsmiljö som en del av företagskulturen

En vanlig missuppfattning är att rutiner bara är byråkrati. I verkligheten skapar väl fungerande rutiner effektivitet, minskar stress och förebygger problem. När rutinerna blir en naturlig del av företagskulturen och alla förstår deras syfte, bidrar de till:

• Bättre kommunikation mellan ledning och personal.
• Minskad risk för konflikter kring ansvarsfördelning.
• Ökat engagemang för arbetsmiljöfrågor.
• Företag som integrerar sina arbetsmiljörutiner i vardagen får en mer stabil och hållbar arbetsmiljö, vilket även stärker organisationens varumärke.

En rutin för arbetsmiljö är både ett lagkrav enligt AFS 2023:1 och en avgörande faktor för att arbetsmiljöarbetet ska vara systematiskt, effektivt och långsiktigt. Rutiner skapar trygghet, tydlighet och kontinuitet och bidrar till att förebygga risker för ohälsa och olycksfall.

Genom att införa, följa och kontinuerligt förbättra dina arbetsmiljörutiner, gärna med stöd av en SAM-utbildning, kan du säkerställa att lagkraven uppfylls och att arbetsplatsen utvecklas i en trygg och hållbar riktning.

Vill du komma igång direkt? Här hittar du våra färdiga arbetsmiljörutiner som enkelt kan anpassas till din verksamhet. Vill du ha hjälp att ta fram ett ledningssystem för arbetsmiljöarbetet så hjälper vi till med det.

Syftet med arbetsmiljöarbetet

Syftet med arbetsmiljöarbetet är att förebygga olycksfall och ohälsa samt att främja en god arbetsmiljö. Arbetsgivaren har både det övergripande ansvaret och det straffrättsliga ansvaret för arbetsmiljön. För att arbetsmiljöarbetet ska fungera krävs dock samverkan mellan alla parter – arbetsgivaren och samtliga chefer, samt arbetstagarna med stöd av skyddsombud.

Arbetstagarna har även ett personligt ansvar att följa gällande lagar och regler. De är skyldiga att rapportera brister, tillbud och olyckor till arbetsgivaren och att själva bidra till att skapa och upprätthålla en god arbetsmiljö.

Vart du vänder dig med frågor om arbetsmiljön

Om du upptäcker brister eller risker i arbetsmiljön ska du i första hand kontakta din närmaste chef. Om problemet inte åtgärdas, vänd dig till skyddsombudet. Finns inget skyddsombud kan du kontakta ditt fackförbund för stöd.

Arbetsgivare kan ta hjälp av företagshälsovården eller annan oberoende sakkunnig inom arbetsmiljöområdet för rådgivning och stöd. Även arbetsgivarorganisationerna har ofta möjlighet att bistå i arbetsmiljöfrågor.

Arbetsmiljöverket kan svara på frågor om arbetsmiljöregler och tar emot anmälningar om bristande arbetsmiljöförhållanden. En sådan anmälan kan leda till att inspektioner genomförs på arbetsplatsen