Som arbetsgivare har du huvudansvaret för arbetsmiljön. Det innebär att du ska förebygga ohälsa och olycksfall, undersöka risker och se till att brister åtgärdas. Arbetet ska vara en del av den dagliga verksamheten och omfatta både fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden.
Text: Redaktionen – Kompetensutveckla.se
Vilka regler styr arbetsmiljöarbetet?
Arbetsmiljölagen anger de grundläggande kraven. Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagare utsätts för ohälsa eller olycksfall. Enligt 3 kap. 2 och 2 a §§ arbetsmiljölagen ska du också systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten så att arbetsmiljökraven uppfylls.
Arbetsmiljöverkets AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete preciserar hur arbetet ska organiseras. Föreskriften gäller sedan den 1 januari 2025. Därutöver behöver du följa de föreskrifter som är relevanta för riskerna i just din verksamhet. AFS 2023:13 innehåller exempelvis särskilda regler för vissa riskfyllda arbeten, men den ersätter inte den grundläggande SAM-föreskriften.
Även när arbetsmiljöuppgifter fördelas till chefer eller andra arbetstagare ligger det yttersta ansvaret kvar hos arbetsgivaren. En tydlig uppgiftsfördelning gör det möjligt att utföra arbetet i praktiken. Läs också SKR:s vägledning om ansvar för arbetsmiljön.
Vilken dokumentation krävs?
Alla verksamheter ska ha en arbetsmiljöpolicy och rutiner för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs. Om verksamheten har minst tio arbetstagare ska policyn och rutinerna vara skriftliga. Vid samma storlek ska även uppgiftsfördelningen och resultatet av den årliga uppföljningen dokumenteras skriftligt.
Två dokumentationskrav gäller oavsett verksamhetens storlek:
- Riskbedömningar ska alltid vara skriftliga. Det ska framgå vilka risker som finns och om de är allvarliga.
- En handlingsplan ska vara skriftlig när en nödvändig åtgärd inte genomförs omedelbart. Där ska det stå när åtgärden ska vara klar och vem som ser till att den genomförs.
Om ett arbete medför allvarliga risker ska det dessutom finnas skriftliga instruktioner för hur arbetet utförs säkert.
| Del i SAM | Vad du behöver göra |
|---|---|
| Arbetsmiljöpolicy | Beskriv hur arbetsmiljön ska vara för att förebygga ohälsa och olycksfall. Skriftlig form krävs vid minst tio arbetstagare. |
| Rutiner | Beskriv när och hur arbetet genomförs, vem som ansvarar och vilka som medverkar. Skriftlig form krävs vid minst tio arbetstagare. |
| Riskbedömning | Undersök arbetsförhållandena och dokumentera alltid riskbedömningen skriftligt. |
| Handlingsplan | Dokumentera åtgärder som inte görs direkt, med ansvarig person och tidpunkt. |
| Årlig uppföljning | Följ upp minst en gång om året att SAM fungerar. Resultatet ska vara skriftligt vid minst tio arbetstagare. |
Så organiserar du SAM i praktiken
Systematiskt arbetsmiljöarbete är en återkommande process: undersök arbetsmiljön, bedöm riskerna, åtgärda dem och kontrollera resultatet. Processen behöver fungera i vardagen och vid förändringar, inte bara inför en inspektion.
- Fastställ en arbetsmiljöpolicy. Anpassa den till verksamhetens förhållanden och gör den känd för arbetstagarna.
- Skapa tydliga rutiner. Ange när och hur SAM genomförs, vem som ansvarar och vilka som medverkar.
- Fördela arbetsmiljöuppgifter. Se till att de som får uppgifter är tillräckligt många och har kunskaper, befogenheter och resurser. Vid minst tio arbetstagare ska fördelningen vara skriftlig.
- Undersök arbetsförhållandena regelbundet. Gör det också när ni planerar förändringar som kan påverka arbetsmiljön.
- Bedöm riskerna skriftligt. Ta med fysiska risker, som buller, belastning och kemiska riskkällor, men också organisatoriska och sociala förhållanden. SKR beskriver flera delar av den fysiska arbetsmiljön.
- Åtgärda och kontrollera. Genomför nödvändiga åtgärder omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Lägg övriga åtgärder i en skriftlig handlingsplan och kontrollera att de ger avsedd effekt.
- Följ upp SAM varje år. Bedöm om arbetet fungerar och uppfyller reglerna. Åtgärda brister. Fler uppföljningar kan behövas efter exempelvis en omorganisation, en olycka eller ett allvarligt tillbud.
Det kan vara praktiskt att lägga in undersökningar, uppföljningar och utbildningar i en årskalender. En kalender ersätter inte behovet av att agera när verksamheten förändras eller när en ny risk upptäcks.
Samverkan och tillräckliga kunskaper
Arbetsgivare och arbetstagare ska samverka för att skapa en god arbetsmiljö. Skyddsombudet företräder arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och ska bland annat delta när förändringar planeras och när handlingsplaner tas fram. På arbetsställen där minst fem arbetstagare regelbundet sysselsätts ska ett eller flera skyddsombud utses. Skyddsombud ska även utses på mindre arbetsställen om arbetsförhållandena kräver det.
Du ska se till att arbetstagarna har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna. Chefer, arbetsledare och andra som får arbetsmiljöuppgifter behöver dessutom kunna förebygga och hantera risker inom sina ansvarsområden. Arbetsmiljöutbildning för chefer kan vara ett sätt att bygga den kompetensen. Du kan även läsa vår vägledning om att implementera systematiskt arbetsmiljöarbete steg för steg och vår guide om arbetsmiljöutbildning.
Om kompetensen i den egna verksamheten inte räcker för arbetsmiljöarbetet ska arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån.
Anmäl och utred allvarliga händelser
Arbetsgivaren ska utan dröjsmål underrätta Arbetsmiljöverket om dödsfall eller svårare personskada i arbetet, en skada som samtidigt drabbat flera arbetstagare eller ett tillbud som inneburit allvarlig fara för liv eller hälsa. Enligt Arbetsmiljöverkets vägledning betyder ”utan dröjsmål” att anmälan helst görs samma dag. Anmälan görs via anmalarbetsskada.se. Läs Arbetsmiljöverkets anvisningar om anmälan.
Arbetsgivaren ska också själv utreda orsakerna till ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud i arbetet, så att riskerna kan förebyggas framöver. Den befintliga fördjupningen om brott mot arbetsmiljölagen beskriver ett enskilt riksdagsärende; använd Arbetsmiljöverkets anvisningar ovan för själva anmälan.
Vanliga brister att förebygga
- Otydliga roller. Fördela uppgifter så att det framgår vem som gör vad och se till att personen har befogenheter, resurser och kunskaper.
- Riskbedömningar utan åtgärd. Bestäm direkt hur risken ska hanteras. Om åtgärden dröjer ska den in i handlingsplanen.
- Missad riskbedömning vid förändring. Bedöm riskerna innan ni genomför ändringar i verksamheten.
- Otillräcklig samverkan. Ge arbetstagare och skyddsombud möjlighet att medverka innan beslut som påverkar arbetsmiljön fattas.
- Rutiner som inte följs upp. Kontrollera minst årligen att SAM fungerar och uppdatera arbetssättet när verksamheten ändras.
Fördjupa dig gärna i arbetsmiljörisker att känna till.
Checklista för arbetsgivaren
- Arbetsmiljöpolicy och rutiner finns och är anpassade till verksamheten.
- Arbetsmiljöuppgifter är tydligt fördelade.
- Arbetstagarna har kunskaper om arbetet och riskerna.
- Arbetsförhållandena undersöks regelbundet och inför planerade förändringar.
- Riskbedömningar dokumenteras skriftligt.
- Risker åtgärdas och kvarstående åtgärder förs in i en skriftlig handlingsplan.
- Genomförda åtgärder kontrolleras.
- Ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud utreds.
- Allvarliga händelser anmäls utan dröjsmål när lagen kräver det.
- SAM följs upp minst en gång per år.
Stärk arbetsmiljöarbetet med rätt utbildning
Kompetensutveckla erbjuder arbetsmiljöutbildningar i Stockholm och på distans för bland andra chefer, arbetsledare och skyddsombud. För verksamheter som vill samla en grupp finns även företagsförlagda arbetsmiljöutbildningar. Välj utbildning utifrån deltagarnas roller, verksamhetens risker och vilka kunskaper som behöver stärkas.
Vanliga frågor om lagkrav i arbetsmiljöarbetet
Kan arbetsgivaren delegera arbetsmiljöansvaret?
Arbetsgivaren kan fördela arbetsmiljöuppgifter, men har kvar det yttersta ansvaret. Den som får uppgifter behöver tillräckliga kunskaper, befogenheter och resurser för att utföra dem.
Måste riskbedömningar vara skriftliga?
Ja. Enligt AFS 2023:1 ska riskbedömningar alltid dokumenteras skriftligt. Det ska framgå vilka riskerna är och om de är allvarliga.
När krävs en skriftlig handlingsplan?
En skriftlig handlingsplan krävs när en nödvändig åtgärd inte genomförs omedelbart. Planen ska ange när åtgärden ska vara genomförd och vem som ser till att den blir gjord.
Hur ofta ska SAM följas upp?
Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska följas upp minst en gång om året. Fler uppföljningar kan behövas, till exempel efter en omorganisation, ett olycksfall eller ett allvarligt tillbud.
När ska en allvarlig händelse anmälas?
Dödsfall, svårare personskador, skador som samtidigt drabbar flera arbetstagare och allvarliga tillbud ska anmälas till Arbetsmiljöverket utan dröjsmål, helst samma dag.