Det viktigaste: Bestäm forumets syfte, deltagare och mandat. Koppla mötena till arbetsplatsens risker och följ upp överenskomna åtgärder. Ett forum ändrar inte arbetsgivarens ansvar.
Ett arbetsmiljöforum kan vara ett möte för samverkan på arbetsplatsen, ett branschnätverk eller en arena för kunskapsutbyte. Benämningen säger inte i sig vilka uppgifter eller befogenheter forumet har. Här får du praktiska råd om samverkan i arbetsmiljöforum och om hur du som arbetsgivare eller HR-ansvarig kan förbereda, genomföra och följa upp möten.
Vilket slags arbetsmiljöforum handlar det om?
Skilj kunskapsutbyte från arbetsplatsens samverkan
I ett nätverk kan deltagarna dela erfarenheter, diskutera branschfrågor och ta del av information. Ett sådant nätverk fattar inte automatiskt beslut för din verksamhet. Du behöver bedöma om informationen är aktuell och relevant innan den används på arbetsplatsen.
Arbetsmiljöverkets helhetsbedömning av regeringens arbetsmiljöstrategi 2021–2025 behandlar bland annat dåtidens forum för myndigheter och arbetsmarknadens parter. Rapporten är historiskt underlag om den perioden. Den ska inte användas som bevis för hur ett nationellt forum är organiserat idag eller för vilka möten en enskild arbetsgivare måste delta i.
På arbetsplatsen behöver samverkan i stället knytas till det egna arbetsmiljöarbetet. Enligt AFS 2023:1, 6 § ska arbetsgivaren ge arbetstagare och skyddsombud möjlighet att medverka. Hur ni ordnar medverkan behöver passa verksamheten.
Kontrollera om forumet är en skyddskommitté
Enligt arbetsmiljölagen, 6 kap. 8 § ska det finnas en skyddskommitté på ett arbetsställe där minst femtio arbetstagare regelbundet sysselsätts. Den ska också tillsättas på ett mindre arbetsställe om arbetstagarna begär det. Kommitténs uppgifter anges i 9 §.
Genom kollektivavtal får ett organ som även behandlar andra frågor utses till skyddskommitté och ha en annan benämning enligt 9 a §. Namnet arbetsmiljöforum visar därför varken att kraven är uppfyllda eller att forumet saknar en sådan roll. Kontrollera vilken funktion ni har och vilket avtal som gäller.
Återkommande möten och tillfälliga arbetsgrupper kan komplettera arbetet. Bestäm när en grupp har ett avgränsat uppdrag och vem som tar över uppföljningen när gruppen avslutas.
Förbered forumets mandat och agenda
Beskriv varför forumet finns, vilka frågor som ska behandlas och vad deltagarna kan besluta om. Ange vem som sammankallar och vem som ansvarar för uppföljningen. Deltagare behöver veta när en fråga ska lyftas till någon med ytterligare befogenheter eller resurser.
Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön. Skyddsombudet företräder arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor. HR kan stödja rutiner och samordning enligt verksamhetens uppgiftsfördelning. Att alla medverkar innebär inte att arbetsgivarens ansvar fördelas lika mellan deltagarna.
Ta med arbetsplatsens aktuella risker och förändringar till mötet. Att involvera medarbetare i arbetsmiljöarbetet kan ge underlag för vilka frågor som behöver tas upp. Anpassa information och tid så att berörda kan delta.
- Skicka dagordningen. Skriv vilken fråga som ska diskuteras och vilket underlag deltagarna behöver.
- Följ upp föregående möte. Gå igenom öppna åtgärder och hinder.
- Bedöm nya frågor. Skilj fakta, frågor som behöver utredas och förslag till åtgärder.
- Dokumentera nästa steg. Ange åtgärd, ansvarig och tid för uppföljning.
- Förankra beslut. Låt rätt ansvarig fatta beslut inom sitt mandat.
Detta är ett föreslaget mötesupplägg. Någon generell regel om kvartalsvisa eller halvårsvisa möten för alla arbetsmiljöforum finns inte i de regler som beskrivs här. Anpassa mötena till uppdrag och behov.
Gör det tydligt vad som händer efter mötet
En informationspunkt kan vara värdefull utan att leda till ett beslut. Men om en fråga behöver åtgärdas måste det framgå vem som tar den vidare. Skilj därför på information, förslag, beslut och frågor som måste förankras.
En enkel uppföljningslista kan innehålla frågan, beslutad åtgärd, ansvarig och datum. Ange också vem som kontrollerar genomförandet och vad ni behöver se för att bedöma om åtgärden är tillräcklig. Om resurserna inte räcker behöver frågan tas till rätt beslutsnivå.
Allvarliga risker kan kräva omedelbar hantering. Vänta inte till nästa forumsmöte med en nödvändig skyddsåtgärd eller en myndighetsanmälan.
Koppla forumet till riskbedömning och handlingsplan
Forumet kan ge underlag till det systematiska arbetsmiljöarbetet, men mötesprotokollet ersätter inte riskbedömningen. Enligt AFS 2023:1, 11 § ska arbetsgivaren regelbundet undersöka arbetsmiljön och bedöma risker även inför planerade förändringar. Riskbedömningar ska alltid vara skriftliga.
Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska enligt 13 § dokumenteras i en skriftlig handlingsplan med ansvarig och tid för genomförande. Genomförda åtgärder ska kontrolleras. Forumets åtgärdslista kan samordnas med handlingsplanen, men uppgifterna som krävs behöver framgå.
| Fråga i forumet | Möjligt nästa steg |
|---|---|
| Ny arbetsmetod eller utrustning | Undersök och bedöm risker innan förändringen genomförs |
| Återkommande riskobservationer | Utred förhållandena och bedöm lämpliga åtgärder |
| Kunskapsbehov | Bedöm vilken introduktion, utbildning eller handledning som behövs |
| Försenad åtgärd | Klargör hindret, hantera kvarvarande risk och lyft resursbehovet |
| Genomförd åtgärd | Kontrollera om den är tillräcklig och om nya risker uppstått |
Tabellen är ett exempel på arbetssätt. Bedöm varje fråga efter förhållandena på din arbetsplats. Läs också om roller vid arbetsmiljöutbildning när en kunskapsinsats behöver planeras.
Återkoppla vad som har beslutats och vad som återstår. Medverkan i arbetsmiljöarbetet behöver ge utrymme för frågor och iakttagelser, utan löften om att ett visst mötesupplägg automatiskt ger bättre resultat.
Utbildning för deltagarnas uppgifter
Om forumet identifierar ett utbildningsbehov kan du jämföra det med Kompetensutvecklas arbetsmiljöutbildningar i Stockholm. För en gemensam utbildning i verksamheten kan du läsa om företagsförlagda arbetsmiljöutbildningar. Välj efter deltagarnas uppgifter och aktuellt innehåll. Planera sedan hur kunskaperna ska användas och följas upp.
Vanliga frågor om arbetsmiljöforum
Måste alla arbetsgivare ha ett forum med just det namnet?
Nej. Benämningen är inte det avgörande. Arbetsgivaren behöver ordna medverkan i SAM och följa de regler om skyddskommitté som är tillämpliga.
Är ett forum samma sak som en skyddskommitté?
Det kan ha den rollen, men det måste kontrolleras mot lagens regler, organisationen och eventuellt kollektivavtal. Namnet räcker inte.
Vem ansvarar för att åtgärder genomförs?
Arbetsgivaren har kvar ansvaret. Tydliggör vem som fått uppgiften och vilka befogenheter och resurser som följer med den.
Vad kan HR bidra med?
HR kan stödja underlag, rutiner, kommunikation och uppföljning enligt det uppdrag HR har i verksamheten.