Medarbetare går igenom arbetsplanering tillsammans på ett kontor

Friskare arbetsplats: 10 konkreta råd för arbetsmiljön

Text: Redaktionen – Kompetensutveckla.se

En friskare arbetsplats bygger på ett löpande och systematiskt arbetsmiljöarbete. Här får du tio konkreta råd om tydlighet, arbetsbelastning, delaktighet, återhämtning och tidiga insatser som kan anpassas till verksamhetens risker och förutsättningar.

Text: Redaktionen – Kompetensutveckla.se

Innehåll

Utgångspunkt för arbetsmiljöarbetet

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön. Det innebär bland annat att undersöka arbetsförhållandena, bedöma risker, genomföra åtgärder och följa upp om arbetsmiljöarbetet fungerar. Arbetet ska vara en naturlig del av den löpande verksamheten, inte en separat aktivitet som genomförs vid enstaka tillfällen.

De aktuella reglerna finns bland annat i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete och om planering och organisering av arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöverket beskriver även arbetsgivarens grundläggande ansvar för arbetsmiljön.

Några centrala utgångspunkter är att:

  • undersöka både fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljörisker,
  • dokumentera riskbedömningar och planerade åtgärder,
  • åtgärda risker så snart det är praktiskt möjligt,
  • ge arbetstagare och skyddsombud möjlighet att medverka,
  • följa upp arbetsmiljöarbetet och justera det vid behov,
  • anlita företagshälsovård eller annan extern sakkunskap när den egna kompetensen inte räcker.

1. Skapa tydlig struktur och klara förväntningar

Otydliga uppgifter, motstridiga prioriteringar och osäkra beslutsvägar kan vara organisatoriska arbetsmiljörisker. Medarbetare behöver förstå vilka uppgifter de ska utföra, vilket resultat som förväntas, vad som ska prioriteras när tiden inte räcker och var de kan få stöd.

Du kan skapa tydligare struktur genom att:

  • dokumentera ansvar, mandat och beslutsvägar,
  • ange vilka uppgifter som är viktigast när flera krav konkurrerar,
  • göra arbetsfördelningen synlig för berörda medarbetare,
  • skicka agenda och beslutsunderlag före möten,
  • avsluta möten med tydliga beslut, ansvariga och tidsramar,
  • regelbundet kontrollera om instruktioner och prioriteringar fortfarande är aktuella.

Se även denna externa fördjupning om tydliga mål och förväntningar.

Tydlighet omfattar också den fysiska och digitala arbetsmiljön. Om verksamheten tillåter kan olika arbetsytor användas för exempelvis koncentration, samtal och samarbete. Digitala verktyg bör ha ett tydligt syfte så att samma information inte behöver hanteras i flera parallella kanaler.

Medarbetare arbetar i olika zoner i ett flexibelt kontor

2. Bygg tillit och fungerande kommunikation

En fungerande dialog gör det möjligt att fånga upp arbetsmiljöproblem och oklarheter. Som chef behöver du vara tydlig med vad du vet, vad som ännu är oklart och när medarbetarna kan förvänta sig mer information.

Praktiska arbetssätt är att:

  • ställa öppna frågor om arbetsbelastning, stöd och prioriteringar,
  • ge konkret återkoppling nära den aktuella arbetsuppgiften,
  • lyssna färdigt innan du föreslår en lösning,
  • skapa utrymme för personer som inte spontant tar ordet på möten,
  • sammanfatta beslut skriftligt,
  • återkoppla vad som händer med synpunkter och förbättringsförslag.

Kompletterande perspektiv finns i material om empati och tillit samt om regelbunden bekräftelse och feedback.

3. Förebygg stress systematiskt

Stressförebyggande arbete ska inriktas på arbetsförhållandena. Det räcker inte att enbart erbjuda individuella råd om återhämtning om orsaken är exempelvis obalans mellan krav och resurser, oklara prioriteringar, återkommande avbrott eller otillräcklig bemanning.

Arbeta stegvis:

  1. Undersök var och när belastningen uppstår.
  2. Bedöm riskerna och dokumentera bedömningen.
  3. Bestäm vilka åtgärder som ska genomföras, av vem och när.
  4. Genomför omedelbara åtgärder där det är möjligt och för in övriga i en handlingsplan.
  5. Följ upp om åtgärderna är genomförda och om nya risker har uppstått.

Underlaget kan bestå av arbetsplatsträffar, skyddsronder, medarbetarsamtal, tillbudsrapportering, uppgifter om arbetstid och andra observationer i verksamheten. En enkät eller pulsmätning kan vara ett komplement, men ersätter inte riskbedömning och dialog.

Läs mer om rutiner för arbetsmiljöarbete och om att förebygga stress på jobbet.

Pauser och möjlighet till återhämtning behöver planeras utifrån arbetets krav. I arbetsuppgifter som kräver långvarig koncentration kan variation, korta avbrott och ostörd arbetstid vara relevanta åtgärder. I andra verksamheter kan bemanning, arbetstider eller arbetsrotation behöva ses över.

4. Agera på tidiga signaler

Förändrat beteende, återkommande korttidsfrånvaro, misstag, konflikter eller svårigheter att hinna med arbetet kan vara signaler på att något behöver undersökas. Tecknen kan ha många orsaker och ska inte användas för att ställa diagnos.

Chefens uppgift är att ta initiativ till ett respektfullt samtal och undersöka om arbetsförhållandena behöver förändras. Frågor kan till exempel vara:

  • Hur fungerar arbetsbelastningen just nu?
  • Är prioriteringarna tillräckligt tydliga?
  • Finns det arbetsuppgifter eller situationer som skapar särskilda svårigheter?
  • Vilket stöd eller vilken arbetsanpassning behöver vi undersöka?

Hantera samtalet med hänsyn till den personliga integriteten. Fokusera på arbetssituationen och vad arbetsgivaren kan göra. Vid behov kan företagshälsovård eller annan sakkunnig resurs anlitas. Se även externa råd om tidiga signaler om ohälsa.

5. Anpassa arbetsmiljön efter individuella behov

Medarbetare kan ha olika behov av struktur, ljudmiljö, kommunikationssätt och möjlighet till koncentration. Utgå från individens arbetsuppgifter och faktiska behov i stället för generella antaganden om diagnoser eller funktionsnedsättningar.

Möjliga anpassningar kan vara:

  • skriftliga instruktioner och tydliga prioriteringar,
  • agenda och underlag i god tid före möten,
  • möjlighet att arbeta ostört under vissa tider,
  • tillgång till en lugn arbetsplats eller hörselskyddande hjälpmedel,
  • tydliga tidsramar och delmål för större uppgifter,
  • flexibilitet i arbetssätt eller arbetsplats när verksamheten tillåter det.

Kom överens om hur anpassningen ska fungera och när den ska följas upp. Undvik att efterfråga fler medicinska uppgifter än vad som behövs för att hantera arbetssituationen. För ytterligare perspektiv finns material om strategier för minskad överstimulans och ökad struktur.

6. Skapa gränser mellan arbete och privatliv

Arbetstidens förläggning och förväntningar på tillgänglighet behöver ingå i riskbedömningen. Det gäller särskilt vid skiftarbete, återkommande övertid, distansarbete eller arbete där digitala kanaler gör det svårt att skilja mellan arbetstid och fritid.

Du kan skapa tydligare gränser genom att:

  • klargöra när medarbetare förväntas vara tillgängliga,
  • ange hur brådskande frågor ska hanteras utanför ordinarie arbetstid,
  • planera arbetet så att återkommande övertid inte blir en normal lösning,
  • följa upp arbetsmängd och arbetstid,
  • använda schemalagd sändning av mejl när meddelanden skrivs sent,
  • se över bemanning och prioriteringar vid långvariga arbetstoppar.

För ett bredare perspektiv på hur arbetslivsbalans diskuteras vid val av arbetsgivare, se DN:s artikel om arbetsgivare och arbetslivsbalans.

7. Se friskvård som ett komplement

Friskvårdsaktiviteter kan vara uppskattade, men de ersätter inte arbetsgivarens skyldighet att hantera risker i arbetet. Om arbetsbelastningen är ohälsosam behöver arbetsgivaren se över krav, resurser, arbetssätt, bemanning och prioriteringar.

Friskvård kan utformas så att fler kan delta, exempelvis genom:

  • flera valbara aktiviteter i stället för en enda gemensam aktivitet,
  • promenadmöten när samtalet och tillgängligheten medger det,
  • information om vilket stöd som finns vid fysisk eller psykisk ohälsa,
  • aktiviteter som är tillgängliga även för personer med funktionsnedsättning eller varierande arbetstider.

Skilj tydligt mellan frivillig friskvård och obligatoriska arbetsmiljöåtgärder. Medarbetare ska inte behöva delta i en viss fritidsaktivitet för att betraktas som engagerade i arbetsplatsens hälsoarbete.

8. Skapa hållbara arbetsvanor

Rutiner behöver vara begripliga, möjliga att följa och anpassade till verksamheten. Inför hellre en genomtänkt förändring i taget än flera nya arbetssätt utan tydlig prioritering.

Exempel på rutiner att pröva och följa upp är:

  • en kort avstämning om hinder och prioriteringar,
  • sammanhängande tid för koncentrationskrävande arbete,
  • en gemensam plats för beslut och aktuell information,
  • en tydlig avslutning av arbetsdagen där kvarstående uppgifter prioriteras,
  • regelbunden genomgång av möten, rapportering och administrativa krav.

Kontrollera att nya rutiner inte skapar ytterligare administration eller gör ansvarsfördelningen otydligare. Om rutinen inte används behöver du undersöka varför innan du lägger till fler regler.

9. Gör medarbetarna delaktiga

Arbetstagare och skyddsombud ska få möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet. Arbetsgivaren behåller ansvaret, men de som utför arbetet har ofta viktig kunskap om risker, hinder och möjliga åtgärder.

Delaktighet kan organiseras genom:

  • arbetsplatsträffar med återkommande arbetsmiljöfrågor,
  • skyddsronder där berörda medarbetare deltar,
  • enkla vägar för att rapportera risker, tillbud och förbättringsförslag,
  • arbetsgrupper som får ett tydligt uppdrag och mandat,
  • återkoppling om vilka åtgärder som beslutas och varför.

Läs mer om att engagera medarbetare i arbetsmiljön.

10. Prioritera utifrån verksamhetens risker

Alla råd passar inte alla arbetsplatser. En verksamhet med skiftarbete, maskiner eller kundnära arbete har andra risker än ett kontor med omfattande distansarbete. Prioriteringen ska därför bygga på undersökningar och riskbedömningar i den egna verksamheten.

Område Frågor att undersöka Exempel på åtgärder
Roller och prioriteringar Vet alla vad som ska göras och vad som är viktigast? Förtydliga ansvar, mandat och prioriteringsordning.
Arbetsbelastning Finns balans mellan krav, tid, bemanning och stöd? Ändra arbetsmängd, resurser, arbetssätt eller tidsramar.
Arbetstid Förekommer återkommande övertid eller otillräcklig återhämtning? Se över scheman, bemanning och tillgänglighetskrav.
Kommunikation Når viktig information fram och dokumenteras beslut? Samla information, tydliggör kanaler och följ upp beslut.
Individuella behov Behöver arbetsplats, utrustning eller arbetssätt anpassas? Kom överens om relevanta anpassningar och uppföljning.
Delaktighet Kan medarbetare och skyddsombud påverka arbetsmiljöarbetet? Skapa fasta forum och tydliga återkopplingsvägar.

Börja med risker som kan få allvarliga konsekvenser eller berör många. Åtgärda i första hand orsaken till risken. Individuellt stöd kan behövas, men ska inte ersätta organisatoriska åtgärder när problemet finns i arbetets upplägg.

Utbildning och fördjupning

Chefer, HR-funktioner och skyddsombud behöver kunskap om ansvar, undersökning, riskbedömning, åtgärder och uppföljning. Kompetensutveckla erbjuder arbetsmiljöutbildningar i Stockholm inom bland annat grundläggande arbetsmiljöarbete, systematiskt arbetsmiljöarbete och organisatorisk och social arbetsmiljö.

Det finns även företagsförlagda utbildningar som kan genomföras för en organisation eller arbetsgrupp. Utbildningens innehåll och omfattning bör väljas utifrån deltagarnas uppgifter och verksamhetens arbetsmiljörisker.

Vanliga frågor

Vilka åtgärder är viktigast för en friskare arbetsplats?

Börja med att undersöka arbetsmiljön och bedöma riskerna. Vanliga fokusområden är tydliga arbetsuppgifter, rimlig arbetsbelastning, fungerande kommunikation, möjlighet till återhämtning och rutiner för att hantera signaler på problem.

Hur förebygger du stress på jobbet?

Undersök vilka krav som finns i arbetet och om resurserna är tillräckliga. Se över arbetsmängd, prioriteringar, bemanning, kompetens, arbetstid och tillgång till stöd. Dokumentera riskerna, besluta om åtgärder och följ upp dem.

Varför är balansen mellan arbete och privatliv viktig?

Arbetstidens förläggning och krav på tillgänglighet kan påverka möjligheten till återhämtning. Arbetsgivaren behöver därför undersöka riskerna och klargöra vilka förväntningar som gäller under och utanför ordinarie arbetstid.

Hur kan arbetsplatsen anpassas för medarbetare med NPF?

Utgå från individens behov och arbetsuppgifter. Exempel kan vara skriftliga instruktioner, tydliga prioriteringar, möjlighet till ostört arbete, anpassad ljudmiljö och förberedande mötesunderlag. Anpassningarna bör följas upp tillsammans med medarbetaren.

Vad kostar det att skapa en friskare arbetsplats?

Kostnaden beror på vilka risker som finns och vilka åtgärder som krävs. Vissa åtgärder handlar främst om planering och arbetstid, medan andra kan kräva utrustning, förändrad bemanning, lokalanpassning eller extern sakkunskap. Riskbedömningen ska styra prioriteringen.

Rekommenderad läsning